Årlige budsjetter ble innført allerede i år 1720 som et grep for å rydde opp etter en av de første globale finanskrisene, kjent som «The South Sea Bubble».
For mange bedrifter er det årlige budsjettet selve grunnsteinen i driften. Men nesten 300 år etter det første årsbudsjettet, er stadig flere virksomheter i ferd med å vrake tradisjonell budsjettstyring.
– Studier vi har gjort, viser at det er mellom 10 og 20 prosent av større private virksomheter som har forlatt budsjett helt, sier professor ved Norges Handelshøyskole, Trond Bjørnenak.
Blir mindre introverte
Professor Trond Bjørnenak forsker på økonomisk styring med særlig vekt på strategiske lønnsomhetsanalyser og prestasjonsmåling.
Det er flere potensielle gevinster ved å fjerne budsjetter, sier professor Trond Bjørnenak ved NHH. Han mener flere bedrifter vil kunne tjene på å vrake en rigid årlig budsjettprosess til fordel for mer dynamisk styring, fordi de da blir mer målrettede og problemløsningsorienterte i virksomhetsstyringen.
– Det er flere potensielle gevinster ved å fjerne budsjetter. Mindre tidsbruk på tunge og byråkratiske budsjettprosesser, er én av dem. Etter min mening er det viktigste at virksomheter lett kan bli introverte når de bruker budsjetter. De ser på hva de brukte i fjor og justerer med en eller annen faktor. Når vi utarbeider budsjetter, kan vi lett søke en «komfortsone», fremfor det å strekke oss etter stadig å bli bedre, sier Trond Bjørnenak.
Kontroll uten budsjett
Professoren understreker likevel at det å gå bort fra tradisjonell budsjettstyring ikke er det samme som å vrake alle kontroll- og styringsmekanismer.
– Det handler primært om å bedre budsjettprosesser, ikke å fjerne dem. For noen innebærer det å fjerne et omfattende planarbeid og oppfølging basert på sammenligninger med budsjett, uten at det innføres omfattende nye systemer. Ofte legger disse virksomhetene mer vekt på regnskapstall og benchmarking. Mens andre går over til omfattende rullerende prognoser og innfører en rekke kritiske prestasjonsindikatorer, forteller han.
Skrekkblandet fryd
IT-rådgivningsselskapet Vitari har med sine 92 ansatte og over 116 millioner i driftsinntekter i 2018 et stort behov for å ha kontroll på virksomhetsstyringen.
Derfor var det et stort steg for dem da de for to og et halvt år siden kastet tradisjonell budsjettstyring på båten.
– Det var absolutt med skrekkblandet fryd vi gjorde dette, men vi hadde nok tro på det til at vi turte prøve likevel, forteller styreformann og salgsleder i Vitari, Arve Inge Hoggen.
Hoggen og ledelsen i selskapet hadde lest seg opp på tilgjengelig faglitteratur og lot seg inspirere av andre store bedrifter som hadde gjort det samme.
Les også: De 5 viktigste grepene for å digitalisere bedriften
Slipper å spå
Budsjettprosessen ga oss veldig liten verdi, sier Arve Inge Hoggen i Vitari. Vitari valgte en styringsmodell med både vekst- og resultatmål i bunn, men hvor de har gått bort fra tolv måneders faste budsjetter til mer dynamiske tre måneders prognoser.
– Budsjettprosessene våre ga oss veldig liten verdi. Når du starter en budsjettprosess i september med å spå sluttsummen for årsregnskapet desember året etter, blir det egentlig flaks hvis du treffer. Den tiden vi brukte på å spå fremtiden, var unyttig, forteller Hoggen.
Endringen til dynamisk styring friga umiddelbart mer tid til drift av virksomheten hver høst istedenfor tid brukt til budsjettplanlegging.
Troverdige tall
Bortsett fra mer tid til daglig drift, er det særlig to faktorer Hoggen trekker frem som de viktigste ved endringen som nå gjør at de styrer etter tall som hele tiden er oppdaterte i tre måneders prognoser.
– Den største effekten er at jeg tror mye mer på tallene, det gir et klarere bilde på hvordan vi ligger an både på kort og lang sikt, og det kan vi forholde oss til.
Tilgang til troverdige oppdaterte tall hele veien ga også Vitari muligheten til å utnytte muligheter de ellers ikke ville sett.
– Vi jobber med IT, og utviklingen går veldig raskt. Årlige budsjetter kan dermed lett bli en sovepute på den måten at når rammebetingelsene plutselig blir mye bedre, klarer du ikke å utnytte potensialet som ligger der.
Sist halvår viste regnskapstallene at Vitari overoppfylte både vekst- og resultatmål.
Måtte være digitale
Da Vitari valgte å gå over til dynamisk styring, var de på mange måter allerede en heldigital bedrift. Alt av timeføring, reiseregninger, utlegg og innkjøp ble gjort digitalt.Det mener Hoggen var en forutsetning for dem.
– Det er hundre prosent digitalt, skal du gjøre dette og være så tett på virksomheten, har du ikke tid tid til å sitte og gruble. Åpner du dashboard eller systemer, trenger du fakta der og da om nåsituasjonen i bedriften. Det må være der og det må være up to date. Om noe av dette skulle vært manuelt, hadde vi aldri kommet i mål.
Les også: Fem ting norske ledere bør vite om skytjenester
– Ikke for alle
IT-leverandøren Visma tilbyr både programmer og tjenester som er nødvendige for å gi sanntidsrapportering. De opplever i økende grad at kunder etterspør slike systemer.
– Det å styre en bedrift på historisk informasjon fra en måneds- eller årsrapport er ikke lenger bærekraftig og vil på sikt redusere konkurransekraften. Dette er noe flere av våre kunder er opptatt av, sier Erlend Sogn, administrerende direktør i Visma Software.
For å kunne bruke sanntidssystemer bør regnskapssystemene være tilknyttet en skyløsning, slik at systemet og tallene hele tiden er oppdatert.
– Vi ser at en del bedrifter fremdeles ikke har systemer som gjør det mulig for dem å gå fra budsjettstyring til dynamisk styring.
Digital modenhet
Professor Bjørnenak mener bedrifter som vil gå bort fra budsjettstyring, må ha oppnådd en viss grad av digital modenhet, men understreker at også andre forhold må være på plass:
– Digitalisering gir nye muligheter. Fjerning av budsjetter, eller bedre budsjettering, kan bidra til at vi bedre utnytter de digitale mulighetene. Men det handler ikke bare om digital modenhet, men like mye organisatorisk modenhet og ikke minst mot. Samtidig må vi huske at det finnes mange virksomheter som driver god styring med budsjetter.
Tegn på at din bedrift bør flytte til skyen
Når er riktig tidspunkt for meg å flytte til skyen, tenker du kanskje. Det enkle svaret er: Jo før, desto bedre. Svarer du ja på ett eller flere av spørsmålene under, har du enda flere grunner til å vurdere overgang allerede nå:
● Benytter dere flere systemer for å administrere ulike avdelinger, men systemene snakker ikke sammen?
● Benytter dere ulik programvare, som dere må oppgradere med jevne mellomrom?
● Har dere høye vedlikeholds- eller lisenskostnader?
● Har du liten oversikt over faktiske IT-kostnader?
I guiden «10 grunner til å velge nettbasert ERP-system» får du rådene du trenger for å ta den riktige avgjørelsen for ditt neste ERP-system. Kanskje det blir et nettbasert et?
Last ned guiden «10 grunner til å velge nettbasert ERP-system»
