Agenda

Annonsørinnhold

Annonsørinnhold

 

Slik fikk Vinmonopolet 99 prosent færre fakturaer

Hvis varene på Vinmonopolet hadde fått alkoholprosenten sin fra regnskapsavdelingens effektivitetsforbedringer, ville de vært ulovlige å selge i Norge. – Det er sjeldent at økonomiavdelinger lykkes så godt med så mye som det Vinmonopolet har klart, sier PwC-partner Marianne Brusdal.

PwC jobber hvert år med et knippe norske og internasjonale selskaper for å kartlegge hvor langt deres økonomifunksjoner er kommet på den digitale reisen, og hvor kostnadseffektive de er. Resultatene fra denne kartleggingen offentliggjøres i undersøkelsen «Fremtidens økonomifunksjon». Hvert år viser denne at de dyktigste økonomifunksjonene tar nye grep som gjør at de øker forspranget til etternølerne. Visste du for eksempel at de beste har et kostnadsnivå på en knapp tredjedel av snittet?

– De beste har i stor grad digitalisert «purchase-to-pay». Dette er prosessen fra innkjøp til betaling, som er den kanskje mest krevende oppgaven for regnskapsfunksjonen. Den er derfor et svært godt sted å begynne, fordi det får positive følgeeffekter for andre prosesser når det gjøres forbedringer her, sier Marianne Brusdal, partner i PwC og spesialist på regnskap og økonomistyring.

99 prosent av Vinmonopolutsalgenes fakturastrøm tilknyttet drikkevarer er nå fullautomatisert.

Arbeidet med «Fremtidens økonomifunksjon» har avdekket at en av de aller mest effektive økonomifunksjonene i Norge finnes i Vinmonopolet. Den ledes av regnskapssjef Laila Sønvisen Kjærland, som kan fortelle at effektiviteten ikke var det første som slo henne da hun begynte der i 2011.

Kvittet seg med papirer

– Den gang foregikk alt fremdeles på papir. Det gikk mye tid med på å lete etter fakturaer, noe som unektelig resulterte i en del purringer. Rundt omkring i landet satt butikksjefer også med papirbaserte systemer, og hver måned sendte butikkene inn regnskapene sine til oss i kasser med bilag og permer for gjennomgang, minnes hun. Det er lett å se at hun er fornøyd med at den tid er forbi.

Året før Kjærland kom inn, hadde Vinmonopolet begynt jobben med å innføre SAP, som er et helintegrert ERP-system. Takket være et svært godt samarbeid med relevante krefter både i organisasjonen og hos sentrale leverandører, klarte de virkelig å utnytte fordelene i systemet. Da holdt det naturligvis ikke å sitte på hovedkontoret og definere rutinene; de måtte også ut og forsikre seg om at det kunne fungere i utsalgene.

Regnskapssjef i Vinmonopolet, Laila Sønvisen Kjærland.

– Butikkene måtte for eksempel gjøre varemottak helt riktig for at systemet skulle kunne gi de ønskede fordelene. Det var slett ikke problemfritt, men vi fikk utfordringene opp på bordet slik at vi kunne løse dem sammen, én for én. Gulroten var at de ansatte skulle få en enklere og mer interessant hverdag da vi kom i mål med dette. Det har vi levert på: Nå er rundt 99 prosent av utsalgenes fakturastrøm tilknyttet drikkevarer fullautomatisert, så det slipper butikksjefene helt å forholde seg til, sier hun.

Les mer om PWC Accounting her.

Digitalisering har frigitt ressurser også sentralt. Under det gamle regimet var det fem personer som håndterte denne prosessen. Nå som digitaliseringen er implementert, gjøres det hele av én person, som nesten utelukkende driver med feilretting og avvikshåndtering. Samlet sett er regnskapsavdelingen – gjennom pensjonsavganger, oppsagte konsulentkontrakter og overganger – faktisk halvert fra 16 til 8 personer, selv om Vinmonopolet har økt både omsetningen og antall butikker.

Gir andre fordeler også

Brusdal legger ikke skjul på at hun er imponert over resultatene Kjærland og Vinmonopolet har oppnådd:

– Du kan jo tenke på det neste gang du kjøper noe på ditt lokale pol: Når flasken forlater hyllen, går gjennom kassasystemet og forsvinner ut av butikken, oppdateres lagerbeholdningen automatisk. Når den beholdningen faller under et gitt nivå, går det automatisk en ordre direkte til leverandøren, som sender ut varer for å bringe lagerbeholdningen tilbake til avtalt nivå. Denne automatikken fjerner utrolig mye «hassle» for butikksjefene deres, sier PwC-partneren.

Partner i PwC, Marianne Brusdal.

Hun legger til at det egentlig er få hemmeligheter i dette – de mest effektive økonomifunksjonene PwC har kartlagt, kjennetegnes av at de har tatt mange av de samme grepene:

– Generelt har de flinkeste virksomhetene gjort ting som å implementere integrerte innkjøpssystemer med automatisk bestilling, godkjennelse av ordre, matching av faktura og betaling. Likevel er det sjelden at de lykkes så godt med så mange initiativer som det Vinmonopolet har klart, sier hun.

PwCs undersøkelser viser at de mest effektive økonomiavdelingene har:

  • Digitalisert en større del av prosess fra kjøp til betaling (purchase-to-pay)
  • Integrerte systemer for ledelsesrapportering.
  • Stor grad av integrasjon mellom ulike systemer og god utnyttelse av mulighetene i sin ERP-løsning.
  • Tydeligere fokus på standardiserte prosesser og godt definerte roller.
  • Fokus på kontinuerlig forbedring – gjerne gjennom Lean – og på kompetanseutvikling generelt
  • Et ønske om å bli enda bedre

– Dette siste poenget er faktisk veldig viktig. Vi ser enkelte økonomifunksjoner implementerer en del tiltak og oppnår noen forbedringer, men uten et ønske om kontinuerlige forbedringer kommer de aldri forbi et visst punkt, og da stagnerer de, sier Brusdal.

– For oss kommer ønsket om å stadig bli bedre helt naturlig. Vi kjørte et Lean-prosjekt i 2013 som bidro mye til å skape en endringsvillig mentalitet. Nå har vi utviklet en kultur hvor alle er på kontinuerlig utkikk etter små og store problemer eller utfordringer som vi kan ta tak i og gjøre noe med. Vi har ennå mye ugjort, slår Kjærland fast.

Les mer om PWCs tjenester innen accounting her!

Annonsørinnhold