– Det er et paradoks at så mange it-bedrifter, som livnærer seg på å levere tunge prosjekter til andre virksomheter, fremdeles jobber helt eller delvis manuelt, sier produktsjef Tonje Fjeldberg Fineide i Visma Software.
Hun peker på elektronisk timeregistrering, effektiv ressursallokering og gode systemer for rapportering. Dette er veier til målet for bedrifter som vil utnytte de siste marginene.
Når informasjonsflyten er for dårlig
Ledere i IKT-bedrifter setter sin lit til selgerne og konsulentene sine; de ansatte må ha den nødvendige kompetansen for å levere på mål og tid.
– Men hva om det er rotete på bakrommet? Da står de likevel i fare for at prosjektene ikke blir fulgt opp og de gode resultatene uteblir, sier Fineide.
Rapporten Visma Digital Index 2019 avdekker at den gjennomsnittlige IKT-bedriften har en digitaliseringsgrad på 58 prosent. Dårlig informasjonsflyt, komplisert fakturering og tungvinn ressursplanlegging kan sette kjepper i hjulene for de gode resultatene.
Fineide råder bedrifter til å se på kommunikasjonsflyten, både internt og med kunden. Når riktig informasjon frem til riktig ressurs, til riktig tid?
– Endringer skjer raskt og mange har opptil flere systemer som skal håndtere de ulike delene av prosjektet. Timer hentes ett sted, leverandørfakturaer et annet, og dokumentasjon ligger kanskje et tredje sted.
Les også: Hvordan øke faktureringsgraden?
Fanger opp fakturaer som ikke er sendt
En bedrift som har orden i sysakene, er View Software. Siden starten av 2020 har SaaS-selskapet håndtert prosjektene sine i skyen. Ole Jørgen Aarvik, VP Customer Success, forteller om vesentlig bedre oversikt over økonomien og timeføringen enn tidligere.
Visste du dette?
Det er mulig å se sammenheng mellom lønnsomhet og digitaliseringsgrad. En SSB-studie viser at gjennomsnittlig verdiskaping per timeverk er 14,7 % høyere i bedrifter med utstrakt bruk av IT. Flere nyere internasjonale studier viser det samme: systematisk arbeid med digitalisering og kompetanse gir resultater. Med andre ord, de som prioriterer å digitalisere, stikker ifra.
Les mer i Visma Digital Index 2019
– Det skyldes i stor grad rapporteringsfunksjonen, som vi var litt skeptiske til i starten. Jeg må understreke at det krever at man setter av tid. Nå som vi har fått det under huden, er det et kjempeverktøy. Vi får ut gode rapporter som gir oss et godt beslutningsgrunnlag.
For eksempel hender det at timeføringer blir hengende igjen, enten på grunn av feil dato eller manglende godkjenning fra ansatt eller prosjektleder. Disse var tidligere «tapte penger», men er nå enkle å finne igjen og få fakturert riktig.
– Her har vi et særdeles godt sikkerhetsnett, som fanger opp det vi ikke har fakturert. Nå skal ikke jeg si at vi fanger opp absolutt alt, men det er følelsen – at vi har en ekstra sikkerhetsbarriere.
Se webinar: Noen minutter til overs? Bli kjent med prosjektstyringsverktøyet vårt!
Enkel timeføring gir oversikt og motivasjon
Fineide mener IKT-bedrifter bør være kjent med fordelene med en god løsning for timeføring, slik at dette blir en motivasjon i seg selv for effektiv prosjektgjennomføring.
– Timeføring, av alle arbeidsoppgaver, skal være superenkelt. Verktøyet bedriften bruker for timeføring bør også være i samme løsning som andre prosjektdata.
Med et godt verktøy, er det enkelt for bedriften å få oversikt over hva de har fakturert, hva som ligger til fakturering og ikke minst hva som tilsynelatende skal faktureres, men likevel ikke har blitt det.
– Dette er kroken på døra for alle tidligere unødvendige forsinkelser og ekstra kostnader. I stedet vil bedriften se økt kvalitet og bedre kundetilfredshet.
Gode rutiner kommer ikke av seg selv! Ble du litt nysgjerrig på et nytt prosjektstyringsverktøy?
Finn ut mer om hvordan riktig prosjektstyring kan bidra til sparte kostnader og økte inntekter. Hva er noen av fellesnevnerne i vellykkede prosjekter?
