– De smarte løsningene fra plattformen Hybel Premium har vært til stor hjelp for oss når det kommer til forvaltning av våre utleieboliger, sier daglig leder i Agera Forvaltning, Stian Nag.
Bedriften som holder til i Ryfylket har drevet med eiendomsutvikling, næringsutleie og boligutleie siden 2004. I dag har de i overkant av 80 enheter som de leier ut.
Med et betydelig antall leieforhold så de for en stund tilbake at de trengte en plattform som kunne forenkle utleiehverdagen.
– Vi så at vi hadde behov for et verktøy til å håndtere forvaltning av utleieboligene våre. Våre kriterier var at det skulle være oversiktlig og brukervennlig. Vi hadde møter med tre-fire forskjellige aktører, men ingen av dem hadde en forvaltningstjeneste som helt passet oss. Vi syntes det ble for omfattende for vårt bruk og ga ikke en god nok totaloversikt, forteller Nag.
Ved en tilfeldighet fikk de høre om Hybel Premium, en IT-løsning med mål om å digitalisere og effektivisere utleieforvaltning.
– Under demonstrasjonen så vi med en gang at dette var plattformen vi var på jakt etter. Det var oversiktlig, lett å bruke og perfekt for våre behov, sier Nag.
Sparer tid med digitale leiekontrakter
Hybel Premium er en forvaltningstjeneste utviklet av Hybel.no. Hensikten er å gjøre boligutleie enklere, tryggere og mer effektivt for både private og profesjonelle utleiere.
Gjennom en portal kan du opprette digitale leiekontrakter og gratis depositumskonto gjennom OBOS-banken. Hybel står for innkreving av husleie og påminnelser. I tillegg får du full oversikt over dine utleieenheter, innbetalinger og utestående leie.
Agera Forvaltning hadde tidligere gjort denne jobben manuelt selv. Ved hjelp av Hybel Premium oppdaget de at de sparte store mengder tid.
– Den største tidsbesparelsen gjelder opprettelse av nye leieforhold. Tidligere måtte vi kjøre ut med en fysisk kontrakt for å få den signert. Så måtte vi kjøre tilbake til kontoret, scanne den og sende den inn. Det var ikke særlig effektiv ressursbruk, forteller Nag.
– Nå gjøres alt dette elektronisk, og vi bruker mye mindre tid. I tillegg opplever vi at leietakerne oppfatter alt som mer profesjonelt og tryggere med den digitale leiekontrakten, i stedet for å bruke en ferdig mal fra nett som alle andre også kan bruke, legger han til.
– Sover bedre om nettene
Tidsbesparelsen har vært en stor fordel for bedriften, men tjenesten har også gitt dem bedre kontroll på den økonomiske statusen.
– Jeg har stort sett alltid Hybel Premium oppe på en av skjermene på datamaskinen. Da har jeg hele tiden oversikt over hvilke enheter som er leid ut, hvilke som er ledige og hva som ligger til forfall, men også hvem som ligger etter på betaling og hvilke saker som har gått videre til inkasso. Jeg får også stålkontroll på våre KPI-reguleringer. Alt i alt sørger det for at jeg alltid har full styring og kan sove bedre om nettene, sier Nag.
Alt som har med innkreving av husleie har blitt overlatt til Hybel. Hver måned mottar leietakeren et automatisk varsel med betalingsinfo 15 dager før husleien forfaller. Han har også mulighet til å opprette AvtaleGiro for automatisk trekk av husleien. Dersom leietakeren ikke betaler innen fristen, sendes det påminnelser på e-post og sms.
– Vi slipper nå selv å purre direkte på leietakerne våre. Når en leietaker uheldigvis havner bakpå med betalinger, er det vanskelig å innhente dette. Vi hadde ikke nok ressurser til å følge opp alle. Men med automatiske påminnelser er det ikke lenger rom for å havne «bakpå». Dessuten har vi nå full oversikt over hvem som ligger etter med betalingene, som gjør at vi kan være fleksible og ha dialog om løsninger, sier Nag.
Knirkefri overgang
Overgangen fra manuell jobb til å ta i bruk Hybel Premium gikk ifølge Nag knirkefritt.
– Vi trodde det skulle bli vanskelig å komme i gang, men vi fikk veldig god hjelp fra Hybel. For å få alt på ett sted, endret vi også alle våre eksisterende kontrakter og la dem inn i Hybel Premium. Vi fryktet at det ville ta en god del tid, men det gikk veldig greit. Det var heller ingen utfordringer for kundene våre på veien, sier han.
Den daglige lederen tror nemlig det også har vært en stor fordel for deres kunder å ta i bruk tjenesten.
– Leietakeren kan logge seg inn og hente ut all informasjon han trenger, som leiekontrakten. Det gir også dem en bedre oversikt. I tillegg er det en veldig fin meldingsfunksjon gjennom Hybel Premium, sånn at vi enkelt kan holde kontakt med leieboerne våre.
Agera Forvaltning AS / Agera Eiendom AS:
- Har drevet med utvikling, utleie og kjøp og salg av bolig i Strand siden 2004
- Utvikler boligprosjekter i noen av Ryfylkes flotteste områder
- Har i overkant av 80 boliger og studenthybler til utleie
- Leier ut og utvikler nye, moderne og funksjonelle næringslokaler
Eksepsjonell kundeservice
Hybel Premium er skalerbart og passer derfor for aktører som har både få og mange utleieenheter. For Agera Forvaltning har det vist seg å være en ideell løsning for forvaltning, men Hybel Premium er også med på å forme bedriftens videre fremtid.
– Vi jobber i et veldig spennende område der det skjer mye nå etter at «Ryfast» åpnet. Vårt mål er å ekspandere. For å få til det er det viktig å ha denne type verktøy på plass.
Nag beskriver hverdagen sin som ekstremt mye enklere etter at de tok i bruk plattformen. Han har ikke satt seg ned og regnet på hvor mye tid og penger det har spart dem for, men han anslår at det er betydelige summer.
– Det er jo mye mer effektiv ressursbruk for oss. Brukervennligheten og kontakten med Hybel har også vært eksepsjonell. Jeg må si at kundeservicen har vært utrolig bra. Her har vi fått full pott, avslutter han.
