Aksjeselskapet Sivert Malmedal, som eies og drives av Sivert selv, driver som maskinentreprenør og anleggsgartner. Tidligere ble regnskap og lønn håndtert slik det alltid har blitt gjort. Samle bilag og timelister for deretter å reise til regnskapskontoret for å få regnskapet ført og lønningene kjørt.
Men for noen år tilbake gjorde Sivert et valg for sin bedrift. Han gikk over til skybasert regnskap og opplevde at kostnadene til regnskap og lønnskjøring hver eneste måned ble halvert. Tanken om å ansette én egen person til å føre internregnskap, ble aldri vurdert.
– Slik firmaet drives nå, selv med 18 ansatte, har det uansett ikke vært nødvendig å ha en egen ansatt til å drive kun med bokføring, forteller Sivert.
Manglet kontroll
Det var tidsbruk og følelsen av mangel på innsikt og oversikt over firmaets driftsøkonomi som gjorde utslaget da han valgte å si opp kontrakten med det tradisjonelle regnskapsbyrået og gå over til nettbasert regnskapsføring.
Han forteller at et vanlig tilfelle, var at kunder ringte og hadde spørsmål rundt en faktura.
– Da måtte jeg kontakte regnskapsfører og etterspørre informasjonen, vente på at de fant frem informasjonen og sendte den videre til meg. Nå gjør jeg det selv med mobiltelefonen om jeg er ute på farten.
Bedre service
En kunde som derfor kom med helt legitime spørsmål, opplevde at henvendelsen tok tid og behandle. Dårlig service vil mange si, også Sivert Malmedal. Han kunne tidligere bare bekrefte at en faktura var sendt ut fra hans firma.
Nå er servicen selvsagt rask, presis og til glede for alle. Hvor lett hverdagen for en leder med 18 ansatte kan være med skybasert regnskap, forklarer han slik:
– Jeg har samme tilgang til systemet på min egen telefon som på kontordatamaskinen min. Det er litt mindre bilde på telefonen, men de samme funksjonene. Om en kunde ringer meg, mens jeg sitter i førerhuset på dumperen, kan jeg parkere, åpne telefonen og svare i detalj på spørsmål om det kunden er fakturert for.
Nå svarer han på stående fot en kunde eller leverandør som har oppfølgingsspørsmål eller trenger dypere informasjon. Det er gratis og ikke noe han må betale andre for å lete frem. Slik sparer han solide summer hvert eneste år.
Og de pengene kan brukes på å styrke maskinparken
– Nå ser jeg mine ansattes timelister på sekundet, timene kjøres rett inn i det skybaserte systemet. Firmaets kostnader til bokføring er faktisk halvert, og det har igjen medført at jeg har kunnet investere i utstyrsparken, sier han og viser til sin kraftsak av en dumper.
Han må fortsatt bruke litt tid selv, men ikke mer tid enn før. Nå kan han løse flere oppgaver med samme operasjon, som for eksempel under regningsbetaling.
– Tidligere måtte jeg sitte å legge inn regningene manuelt i nettbanken for å betale dem. Nå legger jeg dem rett inn i regnskapssystemet hvor de blir bokført og betalt i én og samme operasjon.
Med EHF blir denne og lignende operasjoner unnagjort med to eller tre klikk.
– Jeg er mye tryggere opp mot revisjon nå enn jeg var tidligere, det er jo selvsagt fordi jeg har full kontroll. Regnskapsbyrået som er leverandør av den skybaserte løsningen har regnskapskontroll én gang hver måned, så der vil eventuelle feil bli avdekket.
Dumperen som betaler seg selv
Da Malmedal skiftet regnskapsleverandør, kom også en solid sak av en Moxy-dumper fra Doosan til salgs. Sivert hadde større økonomisk spillerom og slo til på flekken.
– De kostnadene jeg sparer på regnskap, dekker nesten hva dumperen jeg kjøpte koster. Hadde jeg kjøpt en litt billigere dumper, hadde det gått ut i null, sier han og ler.
En liten og billigere dumper var aldri et alternativ for Sivert. Utstyret skal være stort og solid nok. Akkurat slik han tenker om egen bedrift.
Les mer om iRegnskap og hvordan de kan hjelpe deg og din bedrift
Denne artikkelen er innholdsmarkedsføring produsert av Artisa AS for iRegnskap AS