Agenda

Annonsørinnhold

Annonsørinnhold

Den viktige avdelingen med det ekstreme presset

Èn av utfordringene til innkjøpsfunksjonen er et stadig press for å redusere kostnader og realisere besparelser på tvers av virksomheten.

Innkjøpsavdelingen spiller en viktig rolle i utviklingen og implementeringen av forretningsstrategier, som blant annet vekst, nye produkter/tjenester og risikohåndtering. Kostnadsreduksjon er likevel fortsatt på toppen av prioriteringslisten for mange innkjøpssjefer i tiden fremover.

Hvordan kan du identifisere mulige besparelser og hva er viktig å tenke på for å sikre realiseringen av disse?

Spend- og innkjøpsanalyser – faktagrunnlaget for gode prioriteringer

Tilstrekkelig innsikt i kjøpet, gjennom gode spend- og innkjøpsanalyser, er helt avgjørende for å identifisere muligheter for kostnadsreduksjon. Slike analyser gir deg faktagrunnlaget du trenger for å gjøre smartere beslutninger og riktige prioriteringer.

Meld deg på webinar for å lære mer om hvordan du kan bruke innkjøp for å redusere kostnadene dine – OBS: webinar på engelsk

Nedenfor har vi gitt konkrete eksempler på innkjøpsanalyser for utvalgte strategiske virkemidler som kan si noe om potensialet for besparelser i din virksomhet.

Kostnadsreduksjon gjennom bundling

Det finnes flere strategiske virkemidler for å redusere innkjøpskostnadene – bundling, eller konsolidering av kjøpet, er en av disse.

Det er et stort besparelsespotensial ved bruk av bundling som virkemiddel (A. van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 1998). Kort fortalt innebærer bundling å sikre standardiserte avtalevilkår med samme leverandør på tvers av virksomheten, eller samle innkjøpsvolum hos én eller færre leverandører enn status quo. Deloitte Global CPO Survey for 2019 viser at konsolidering av kjøpet er den viktigste strategiske prioriteringen for innkjøpssjefene i 2020.

Eksempel på analyse: Spend og antall leverandører per innkjøpskategori

Èn analyse man bør se nærmere på for å finne muligheter for bundling, er antall leverandører som benyttes i de ulike innkjøpskategoriene og kjøp per kategori. Se eksempel på en slik analyse over.

I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å bruke flere leverandører per kategori, til tross for at produktene/tjenestene er relativt standardiserte på tvers av leverandørmarkedet. Men dette er absolutt ikke alltid tilfellet. Bruker man for eksempel 10 leverandører på arbeidstøy med et årlig innkjøp på 50 millioner, er det sannsynlig at det ligger et stort potensial i å bundle kjøpet.

Eksempel på analyse: Avtalelojalitet på tvers av kategorier og avdelinger

En annen relevant innkjøpsanalyse å se nærmere på, er avtalelojaliteten på tvers av innkjøpskategorier og på tvers av virksomheten (for eksempel per avdeling). Se bildet over for eksempel på denne typen analyser.

Mange virksomheter har leverandøravtaler som dekker alle behov i de ulike kategoriene, men har ofte utfordringer knyttet til avtalelekkasjer og lav avtalelojalitet (maverick spend). Om avtalelojaliteten er lav per kategori, og på tvers av virksomheten, er man helt avhengige av å konsolidere kjøpet hos prioriterte leverandører. Denne analysen gir deg altså kritisk informasjon om hvor du bør prioritere ressurser og oppfølging for å sikre konsolidering av kjøpet.

Merk at denne typen analyser også kan avdekke kategorier der vi ikke har tilstrekkelig avtaledekning i dag.

Reforhandling av eksisterende avtaler

Et kommersielt virkemiddel, som ofte blir sett på som en “quick win” for å redusere kostnadene, er å reforhandle eksisterende avtaler. En reforhandling kan resultere i betydelige besparelser gjennom forbedrede avtalevilkår.

Eksempel på analyse: Vekst i kjøpet

I spendanalysen over ser vi nærmere på innkjøpsvekst mot de ulike leverandørene, her målt ved CAGR per leverandør.

Alt annet like, så vil en høyere vekst i kjøpet tilsi større muligheter for å fremforhandle bedre betingelser. Dette må selvsagt sees i sammenheng med selve avtalen (dersom det i det hele tatt finnes en avtale) og andre underliggende forhold. Forhandlingskortene er uansett trolig bedre om man kan vise til en solid innkjøpsvekst hos leverandøren - og spesielt dersom faktisk volum er betydelig høyere enn det som var forutsetningen ved avtaleinngåelse.

Eksempel på analyse: Viktighet som kunde og leverandørens lønnsomhet

Å kombinere eksterne datakilder med egen innkjøpsdata, gir ofte ytterligere perspektiver på muligheter for besparelser. I innkjøpsanalysen over (“Ignite-Matrisen”) ser vi nærmere på vår andel av leverandørens omsetning og leverandørens lønnsomhet (EBIT-margin).

En større andel av omsetningen sier noe om vår viktighet som kunde, som igjen kan indikere noe om vår forhandlingsmakt. Dersom leverandøren i tillegg har relativt høye marginer, for eksempel sett opp mot sin aktuelle bransje, bør vi stille spørsmålstegn ved om det er balanse i handelen. Alt annet like, så vil vi ha bedre forhandlingskort mot leverandører vi er viktige for og/eller som nyter godt av høye driftsmarginer.

Meld deg på webinar for å lære mer om hvordan du kan bruke innkjøp for å redusere kostnadene dine – OBS: webinar på engelsk

Planlegging, prioritering og oppfølging

Skal man få til gode resultater og besparelser som monner, er det kritisk at prosessen gjøres faktabasert og strukturert. For å få realisert besparelsene er det viktig å ha en strukturert plan og samtidig sikre en hensiktsmessig oppfølging. Dersom arbeidet gjøres ad-hoc uten god data og en plan som ligger til grunn, vil man neppe kunne hente ut det fulle potensialet.

Viktige momenter å ta stilling til i denne prosessen er:

  • Vurdere potensial og gjennomførbarhet for identifiserte tiltak, og gjøre prioriteringer deretter
  • Sikre tilstrekkelig prioritering av ressurser og forankring internt i virksomheten. Eksempelvis kan manglende støtte fra ledelsen medføre at initiativene ikke blir tilstrekkelig prioriterte.
  • Synliggjøre og kommunisere realiserte besparelser internt, og kanskje spesielt mot ledelsen, for å skape suksesshistorier og sikre hensiktsmessig ressursallokering også i tiden fremover.

Vil du vite mer om Ignite Procurement?

Annonsørinnhold