Agenda

Annonsørinnhold

Annonsørinnhold

Tastefeilen du helst vil unngå

Bedrifter som budsjetterer i Excel eller Sheets legger til grunn at ingen trykker feil. Eller at alle feil oppdages. – Svært sårbart, mener CFO i Visma Software, Atle Hoel Eriksen.

De fleste er kjent med situasjoner hvor noen har vært uheldig i et regneark. En formel har forsvunnet eller en celle har blitt fylt ut feil.

– Mange klarer kanskje å oppdage at noe ikke stemmer. Men om det kreves et trent øye for å oppdage manuelle feil, er driften i en sårbar posisjon, forklarer Eriksen.

Tilgangsstyringen et evig problem i Excel

Det gode gamle regnearket er utvilsomt en bærebjelke i de fleste budsjettprosesser. Det betyr imidlertid ikke at utfordringene ikke finnes.

– Excel alene løser ikke alt. Å kunne samle inn mye data raskt, i tillegg til god tilgangsstyring, er viktig for å opprettholde kontrollen. I dag går ting så fort at du må kunne snu deg om i den retningen tallene peker, sier Eriksen, og understreker:

– Det er ikke særlig ideelt å styre tilganger på arknivå og låse celler over en lav sko. Over tid opplever mange forvirring rundt hvem som eier hvilke ark og hvem som får ulike celler.

Målet bør være at alle budsjetterer i et system som automatisk henter inn store datamengder, plukker opp avvik og raskt kan mate ut god innsikt.

Prøvekjøre fremtiden du også?
Prøv OneStop Reporting gratis i 30 dager 

Det er ikke særlig ideelt å styre tilganger på arknivå og låse celler over en lav sko. Over tid opplever mange forvirring rundt hvem som eier hvilke ark og hvem som får ulike celler.
Atle Hoel Eriksen, CFO i Visma Software

Tror på en kombinasjon av budsjett og prognoser

Eriksen peker på at begrepene prognoser og budsjetter ofte brukes om hverandre. For enkelte bedrifter er det kanskje i praksis to sider av samme sak. Men for de fleste, er det to ganske ulike måter å planlegge fremtiden på, basert på fortiden.

– Titt og ofte er det snakk om at «det tradisjonelle budsjettet» er dødt. Det tror jeg på ingen måte stemmer. Jeg tror på en kombinasjon. Der budsjettet brukes som et styringsverktøy basert på historiske data, viser prognosene den sannsynlige utviklingen basert på data her og nå.

Eriksen peker på at der prognosen skal gi svar på den sannsynlige utviklingen, skal budsjettet vise hva bedriften må gjøre for å ta del i den.

Les også: Budsjett og prognose – hva er egentlig forskjellen?

– Uvurderlig å ha god styringsinformasjon under pandemien

Andreas Bragdø Eidsaa er CFO i bilutleieselskapet Sixt Norge. Bedriften hans omsatte for 230 millioner i 2020, og har det siste året gått helt vekk fra «tradisjonell budsjettering», til fordel for en skybasert rapporteringsløsning. Nå har de til enhver tid innsikt i tingenes tilstand, og løsningen gir prognoser for fremtiden. Og gevinstene?

– De er umulige å overse. Fra å ha jobbet helt manuelt, kan vi nå analysere, styre og optimalisere driften på detaljnivå. Og det går raskt!

Den nye hverdagen gir økonomisjefen real-time informasjon om alle driftsselskaper, helt ned til hver enkelt bil. Hvor langt har bilen kjørt, og til hvilken kostnad, i tillegg til at de nå kan sammenligne merker, bilgrupper og modeller.

– Under pandemien har det vært helt uvurderlig å ha god styringsinformasjon. Vi har kunnet forutse hvordan mye av utviklingen ville slå ut på omsetningen og totalbildet, sier Eidsaa, og fortsetter:

– Skal vi sitte i førersetet i fremtiden også, er det helt nødvendig for oss å analysere dagens data mot historiske data. Derfor er et godt rigg i bunn en forutsetning for å klare å fortsette å jobbe proaktivt.

Les også: 5 tegn på at dere har vokst fra å ha budsjettprosessen i Excel

Under pandemien har det vært helt uvurderlig å ha god styringsinformasjon. Vi har kunnet se hvordan en nedjustering ville slå ut på omsetningen og totalbildet
Andreas Bragdø Eidsaa, CFO i Sixt Bilutleie Norge

– Budsjettering mer enn bare tall i celler

Eriksen i Visma trekker en dagsaktuell parallell til de som styrer landet. De siste 15 månedene har Bent Høie & Co skissert opp ulike scenarier – fra positive til nøkterne til dystre. Det har vært helt nødvendig å forutse alle mulige utfall for å frakte landet trygt gjennom pandemien.

– Det er det samme prinsippet for bedriftene. Å se for seg ulike økonomiske scenarier i budsjettet er verdifullt for å teste ut om strategiene som er satt, fungerer. Da kan du hele tiden følge med på hvordan det faktisk går, og ta beslutningene deretter, råder Eriksen.

Fra dette perspektivet blir budsjettering mer enn bare tall i celler.

– Du kan bruke det som et analysegrunnlag. Hvordan vil for eksempel salg utvikle seg i den kommende perioden? På denne måten kan du bruke det som et verktøy for å legge opp til veksten du skal ha.

Les også: 5 Excel-historier du ikke ønsker å oppleve

Eidsaa i Sixt Bilutleie Norge slutter seg til Eriksen i Visma. Han anbefaler alle som manuelt jobber i Excel-ark, som de selv gjorde før, å sette dataen i system. Bokstavelig talt.

– Registrer dataen én gang, så kan du hente den ut i alle mulige former i ettertid. God struktur i bunn er viktig, slik at man basert på historiske data kan ta strategiske valg for fremtiden.

Prøvekjøre fremtiden du også?

Prøv OneStop Reporting gratis i 30 dager

Annonsørinnhold