Simonsen-advokat: – Få IT-kontrakten ut av skuffen

Endringshåndtering av IT-kontrakter er essensielt for et vellykket resultat for både kunde og leverandør, skriver Trine Vabog i Simonsen Vogt Wiig.

LURT: Å benytte en god kontrakt underveis i implementering og drift, og holde den oppdatert gjennom endringshåndtering, skaper ikke dårlig stemning, skriver Trine Vabog i Simonsen Vogt Wiig. Illustrasjonsfoto: NTB scanpix

Flere mener at en god IT-kontrakt er en kontrakt man aldri tar frem etter at den er signert. Det at kontrakten blir liggende i skuffen anses som et tegn på at relasjonen mellom kunden og leverandøren er en suksess.

Mange IT-kontrakter blir i dag inngått basert på etablerte standarder som statens standardavtaler, eller avtaler fra Dataforeningen. Det som er felles med disse er at det legges opp til at endringer som avtales før avtaleinngåelse skal plasseres i et eget dokument, og ikke at man skal endre selve avtaleteksten. Det skal ikke mange endringene til før det er komplisert å lese hva som gjelder i de enkelte bestemmelsene.

Trine Vabog. Foto: SVW

At teksten i seg selv er komplisert å forholde seg til gjør det ikke noe mer fristende å følge det som er avtalt. Ett klart råd er derfor å benytte standardenes endringskataloger underveis i forhandlingen, men at de endringene man er enige om implementeres i selve avtaleteksten før signering. Da er første hindring for å kunne benytte avtalen aktivt i stedet for å legge den i skuffen fjernet.

Underveis i implementering, utvikling eller drift kan det oppstå mange situasjoner kunden og leverandøren må ta stilling til. Det er som oftest også flere frister begge parter skal følge, og som vil få konsekvenser i form av sanksjoner dersom de ikke overholdes.

Det er helt naturlig at man ikke ønsker, kan eller vil gjennomføre et prosjekt på akkurat den samme måten som man avtalte når IT-kontrakten ble signert. Uansett hvor mye forarbeid kunden har gjort, eller tid man benytter sammen, før kontraktsignering, kan man ikke ta høyde for alle ukjente faktorer. 

Det er ikke sjelden at IT-kontrakten med bilag er på flere hundre sider

Det vanligste eksemplet vi ser er at leverandør ikke endringshåndterer når det kommer til nye eller endrede krav i forhold til det som opprinnelig var avtalt. Det kan koste dyrt i de IT-kontraktene som har bestemmelser om at man må si fra om at noe er en endring innen en viss tid, og hvis ikke så bortfaller kravet. Når slike ting oppstår, bør man benytte kontrakten og gjennomføre endringen. Gjerne ved at den implementeres inn i bilagene i en ny versjon slik at dokumentet er lett å lese.

Ofte har partene benyttet mye ressurser på innholdet i IT-kontrakten med alle dens bilag før avtaleinngåelse. Det er ikke sjelden at IT-kontrakten med bilag er på flere hundre sider. Siden det er bilagene som definerer hva som skal kjøpes, utvikles, tilpasses eller driftes og hvordan dette skal gjøres, er bilagene vel så viktige som selve hovedavtaleteksten, om ikke viktigere i de fleste tilfeller.

At man benyttet store ressurser på valg av rett leverandør, rett system og innhold i IT-kontrakten mellom partene, og deretter velger å legge den i skuffen, kan føre til at situasjonen «julekvelden på kjerringa» kan oppstå. Det er flere eksempler på konflikter mellom kunde og leverandør hvor man ser at kontrakten ikke er holdt oppdatert, og man tror at eposter og møtereferat eller muntlige avtaler skal kunne sikre en oppfattet endring av kontrakten – og at det nok ikke er så farlig å ikke følge det endringssystemet man har blitt enige om og signert på. I slike tilfeller koster det langt mer å ikke holde kontrakten oppdatert enn det gjør å holde den oppdatert.

Å holde en IT-kontrakt oppdatert og levende krever oppfølging og kompetanse. Men det å benytte en god kontrakt underveis i implementering og drift, og holde den oppdatert gjennom endringshåndtering, skaper ikke dårlig stemning. Det er verken dyrere eller særlig tungvint dersom dette etableres fra start.

Trine Vabog

Assosiert partner i Simonsen Vogt Wiig