Åpne kontorlandskap kritiseres titt og ofte: At landskapet medfører økt sykefravær og svekker prestasjonen, er bare et par av funnene i nyere undersøkelser. Mange som jobber i slike landskap, klager over forstyrrelser og bråk.
Velger skjerming
Likevel velger de aller fleste bedrifter som etablerer nye lokaler en form for åpent kontorlandskap. Det har åpnet et marked for møbelprodusenter som Martela. Det finske selskapet har solgt kontormøbler siden 1955. Men de seneste årene har kontorstoler og bokhyller fått følge av nye møbler, som telefonkiosker og små møtebokser.
Her kan ansatte i bedrifter som har valgt åpne kontorløsninger snakke uforstyrret, enten i telefonen eller med kolleger eller eksterne møtedeltagere.
Et av selskapene som har sett behov for å skjerme de ansatte for støy, er Fortum. I selskapets nye, åpne kontorlokaler på Skøyen i Oslo sitter nesten 400 ansatte, som kommer fra ulike avdelinger som nå er samlokalisert etter flere oppkjøp.
I lokalet er det plassert ikke mindre enn 24 telefonkiosker de ansatte kan benytte for å snakke i telefonen.
– Vi er veldig fornøyde, og telefonkioskene er mye i bruk, sier Marte Hortemo, kommunikasjonsrådgiver i Fortum.
– Jeg bruker dem selv også, flere ganger om dagen.
Selskapets policy er også at de skal brukes.
– Da vi flyttet inn i de nye lokalene, laget vi fem regler, og én av dem er at telefonsamtaler skal tas et sted der det ikke forstyrrer andre, sier Hortemo.
Når Finansavisen er på besøk, er det riktignok ingen av telefonkioskene som er i bruk av andre, men så er det også midt i lunsjpausen.
Skravling
Når Martela skal bistå bedrifter med design av kontorløsninger, gjennomfører selskapet en undersøkelse blant alle ansatte. Her blir de blant annet spurt om arbeidsoppgaver og hva de blir forstyrret av, og hva de trenger for å få gjort jobben sin på en effektiv måte. I tillegg blir avdelingsledere intervjuet.
Gjennom de seneste årene har Martela gjort en rekke slike undersøkelser, og har dermed kartlagt hva som oftest plager de ansatte på arbeidsplassen.
Og svaret er enkelt: Skravling.
Kollegers samtaler er den største kilden til forstyrrelser, 55 prosent av ansatte blir avbrutt av det. 45 prosent blir forstyrret av andres telefonsamtaler, mens 44 prosent blir avbrutt i arbeidet fordi de må besvare ulike spørsmål.
Feil temperatur, luftkvalitet, lukt og uorden er andre faktorer som kan oppfattes som forstyrrende, men det er færre som plages av det.
Irriterende ofte
Men det er mange som blir frustrerte av arbeidsmiljøet. 13 prosent av dem som har besvart Martelas spørsmål, svarer at de irriterende ofte blir forstyrret eller ufrivillig avbrutt i arbeidet. 43 prosent sier at de ganske ofte blir forstyrret.
– Det hjelper jo ikke med et stillerom i den andre enden av bygget, sier Merete Vollan, salgssjef i Martela.
– For hvis telefonen ringer, må de likevel forstyrre mange mennesker på veien dit, mens du snakker i telefonen.
Martelas seneste produkt, PodBooth, lansert i forrige uke, er en telefonkiosk på hjul, som kan flyttes dit behovet er.
– Vi tror det er viktig at løsningene er så fleksible som mulig, sier Vollan.
Aversjon mot endring
– Mange undersøkelser har jo vist at trivselen og effektiviteten er dårligere i åpne landskap, hvorfor velger likevel så mange bedrifter å bygge slike landskap i dag?
– Åpne landskap har mange positive sider. Man får ofte bedre muligheter til å samarbeide med kolleger i åpne landskap. Man kan også utnytte arealet mer effektivt, og kan frigjøre arealer til hyggelige soner, sier hun.
Men det er ofte ikke så lett å få de ansatte til å akseptere løsningen.
– Vi opplever ofte aversjon mot endring. Mange synes det er vanskelig å gi slipp på kontoret sitt og pulten sin, så vi jobber mye med å finne ut hva de faktisk er redd for å miste. Er det muligheten til å ta en telefonsamtale på plassen sin, er det å sitte ved siden av favorittkollegaen, eller et sted å sette tingene sine eller akustikken? Det finnes som oftest løsninger, men mange bedrifter spør ikke de ansatte om deres behov.
Mye er i endring i dagens arbeidsliv.
– I løpet av de seneste årene har vi også sett at det blir færre og færre deltagere i møtene, sier Vollan.
– Vi vet ikke helt hvorfor, men tror det er fordi flere velger å begrense reisevirksomheten, og heller har flere møter over Skype.
– Men når de fleste møter har bare to deltagere, er det sjelden nødvendig at bedriften har mange store møterom som oftest står tomme.
Noen har for eksempel et lys på pulten som er grønt eller rødt, avhengig av om de kan forstyrres eller ikkeMerete Vollan, Martela
Trenger regler
Vollan anbefaler bedrifter som skal flytte inn i åpne landskap å sette opp noen regler.
– Vi gjennomfører workshops med kunden for å sette kontorregler, basert på deres behov og vår erfaring. Ulike soner kan ha ulike regelverk, sier hun.
Hun mener sonene også bør merkes, slik at alle vet hvilke regler som gjelder.
– Det finnes mange løsninger. Noen har for eksempel et lys på pulten som er grønt eller rødt, avhengig av om de kan forstyrres eller ikke.
Men også andre regler er det greit å bli enige om.
– Det er ikke alle som synes det er like greit at det er noen som nettopp har spist og smulet på plassen du nå skal jobbe.
Vollan mener det er avgjørende at de ansatte blir lyttet til ved utformingen av kontorløsningene. Som oftest blir løsningene da mer tilpasset deres behov, og de ansatte blir mer positive.
Men ikke alltid.
– Vi pleier å sammenligne det med en gryte popcorn. Det er alltid noen korn som ikke popper, noen negative som aldri vil være med, uansett hva du gjør. Men de få som ligger på bunnen av gryten, må man bare se bort fra. Men du får med de aller fleste, og det pleier å bli bra, sier Merete Vollan.
