Metier OECs Kihle og Smith Olsen stiller i Finansavisen 1. juli et velkjent spørsmål, og gjentar prosjektfagets svar gjennom 30 år: Sviktende kostnadsestimering og inkompetente prosjekteiere. Bare man gjør som prosjektledelsesfaget foreskriver, vil alt gå bra.
Neppe. Problemene følger av prosjektfagets grunnleggende misforståelser.
Prosjektstyringsteknikker ble utviklet fra 1960-tallet med inspirasjon fra mikroøkonomisk beslutningsteori under forutsetning om perfekt rasjonalitet. Da kan oppgaver løses algoritmisk, etter en forhåndslagt plan. Det krever at de er godt kjent og forstått. Med begrenset innsikt må de i stedet løses med avgrenset rasjonalitet, som beskrevet av Thompson allerede i 1967. Prosjekteier finner og definerer oppgaven. Oppgaveforståelsen utvikles gjennom læring om behovet, løsningen og ressursene som trengs, i en iterativ prosess til løsningen er realisert. Både løsning og ressursbruk blir til mens man lærer.
Prosjektledelsesfaget presenterer teknikker og metoder for å omgå Thompsons læring. Som å beregne ressursbehovet før oppgaven er fullt ut forstått. Det er lagt til grunn for kvalitetssikring av store offentlige investeringsprosjekter, som i det siste har rapportert betydelige overskridelser.
KS1-KS2 kvalitetssikringssystemet hadde stor suksess de første årene. Det er ikke så rart, siden metoden er som skapt for å begrunne utvidede budsjettrammer. En konsulentstyrt prosess involverer sentrale prosjektdeltagere til å gi inngangsdata som et nokså avansert regneark bruker til å beregne nødvendige reserver.
Tidligere la man på 10, 20, eller 30 prosent etter skjønn. KS1-KS2-konsulentene sørger for at reservene blir i tråd med etablert kutyme ved å justere samvariansene i regnearket, eller arrangere en ekstra samling med prosjektgruppen. Dermed er vi tilbake der vi var, skjult bak en omfattende prosedyre.
Prosjektledelse selger seg inn på å levere riktig løsning til forhåndsbestemt tid og kost. Det reflekterer en illusjon om å kunne realisere perfekt rasjonalitet i praksis
Fremgangsmåten har sitt utspring i Lichtenbergs trinnvise kalkulasjon fra 1970-tallet. Han så at innenfor kalkulatørenes kjernekompetanse var kalkylene grundige, mens øvrige poster ble summarisk anslått.
Ved å sammenligne delpostenes relative bidrag til kalkyleusikkerhet, kunne man få frem hvilke som burde bearbeides videre. Kalkylegrunnlagets godhet forble ukjent, siden den innsikten krever ny læring. Videre utvikling fra Lichtenberg til KS1-KS2 kombinerte to resonnementer. Med utgangspunkt i «the wisdom of crowds» (Surowiecki, 2004), kan estimatene baseres på gruppeanslag fra prosjektdeltagerne. Hvis de gir samvariansen mellom postene, kan man beregne behovet for reserver. Dermed fikk kalkylene et oppdatert faglig fundament. På det grunnlaget har prosjektmiljøet brukt Excel-ark som man i tidligere tider anvendte kaffegrut og teblader.
Tidlige estimater blir for lave fordi et prosjekt er definert som en vel definert oppgave og fordi estimeringsteknikkene skal dekke usikkerhet og mangelfull detaljering, ikke manglende prosjektomfang som følge av gjenstående læringsbehov.
Oxford-professoren Flyvbjerg anbefaler å bøte på det ved å se oppgaven utenfra i stedet for å bygge opp kalkylen innenfra: Et OL koster omtrent som det forrige, korrigert for at hvert OL er dyrere enn det foregående. Ikke så dumt for et overslag, men sørgelig upresist.
Prosjektledelse selger seg inn på å levere riktig løsning til forhåndsbestemt tid og kost. Det reflekterer en illusjon om å kunne realisere perfekt rasjonalitet i praksis.
Sverre Nagell Bjordal
Siviløkonom, ph.d.
