Ingen bestiller et måltid på restaurant for så å sende en oppskrift ut på kjøkkenet. Man bestiller maten og stoler på at kokken kan koke bedre enn en selv. Når ledere skal bestille ERP-systemer, sender de gjerne oppskriften ut på kjøkkenet. «Ola på regnskap» lager en liste over kolonner han trenger og feil han vil ha rettet. Bedriften bestiller nytt IT-system basert på begrenset erfaring, uten å kjenne løsningene eller leverandøren, og går dermed glipp av de eventyrlige muligheter som nye systemer tilbyr.
Mange IT-prosjekter skuffer. I en undersøkelse gjort i 2014 med 80 respondenter fra offentlig og privat sektor (Jørgensen 2015) oppga kun 8 prosent av prosjektene at prosjektet var suksessfullt på alle faktorene. Halvparten oppga at de hadde lav suksess eller fiasko på minst en av suksessfaktorene. I verste fall bryter prosjekter sammen.
Nylig ble Felleskjøpet, etter fem år i domstolene, dømt til å betale IT-leverandøren 85 millioner i erstatning og 50 millioner i saksomkostninger. Et mareritt for alle parter.
At gigant-prosjekter med fastpris på flere hundre millioner går skeis, er nesten som forventet. En hel bransje av anskaffelsesrådgivere kjører store kompliserte innkjøpsprosesser med masse detaljerte kravspesifikasjoner som likevel ikke blir oppfylt. Slike metoder for å inngå kontrakter har gått ut på dato.
Heller enn å bruke masse tid på detaljerte avtaler, bør kunden bruke tid på å sette seg inn i hva skyløsningen faktisk kan tilby og sørge for at leverandøren forstår bedriftens behov og mål. Heller enn å bruke masse tid på å skrive lange og store kontrakter bør kunden dele opp oppgaven i mindre deler og komme raskere i gang. Et team bestående av både kunde og leverandør, som definerer felles mål, har felles motivasjon og bygger gjensidig tillit gir best resultat.
Er det tillit mellom leverandør og kunde, er det enklere å gjøre nødvendige endringer underveis i prosjektet. Ny teknologi legger til rette for en mer tillitsbasert samarbeidsform. I dag er ERP- systemer skybaserte løsninger med moduler som er raske å implementere og endre. Det som før kunne ta en uke, kan nå ordnes på tre minutter. Teknologien tillater i større grad raske tester av ideer og konsepter. Man kan sjøsette en løsning i tidlig fase, se om den flyter, og justere.
Starter man et prosjekt som er forhåndsdefinert gjennom lange kontrakter, mister man fleksibilitet til å justere når arbeidsprosessen avstedkommer nye og bedre ideer. Jo raskere rammebetingelsene for prosjektet endres, jo viktigere er tillit. Har man komplekse detaljplaner fra dag null, må leverandøren først levere på kontrakten, deretter på endringene. Prosjektstørrelsen kan vokse eksponentielt. Slike prosjekter blir fort mareritt.
IT-kompetanse er en begrenset ressurs som ikke bør kastes bort på lange anskaffelsesprosesser som ikke gir verdi. I stedet for å sende ut en RFP, Request for Proposal, ber vi våre kunder om en RFD, «Request for dialogue». For bare gjennom dialog, samarbeid og tillit vil bedriftene få det beste ut av løsningene som finnes.
Eivind Giske og Andreas Bjørneby
byx Digital
