En annen innvending er frykten for at styrene skal misbruke sin kompetanse og velge digitale møter også når saker er bedre egnet til diskusjon ansikt til ansikt. Men regjeringens ønske om modernisering og tilpasning til dagens digitale virkelighet er veiet tyngre. Regjeringen mener at endringen styrker hensynet til beboerdemokratiet, ved at digitale løsninger åpner for mer fleksibilitet og større mulighet for at flere deltar og bruker sin stemme.
Nye regler må sikre beboerdemokratiet
De nye reglene må likevel utøves slik at beboerdemokratiet ivaretas. Prinsippet om at alle andels- og seksjonseiere har rett til å delta på generalforsamling og årsmøte følger av boligbyggelagsloven § 5-2, borettslagsloven § 7-2 og eierseksjonsloven § 46. Styrene plikter derfor å sørge for at andels- eller seksjonseiere som ikke er på digitale plattformer, likevel får si sin mening og avgi stemme. Departementet har i forarbeidene lagt følgende premiss til grunn:
«Styret må likevel kunne forvente at andels- eller seksjonseierne selv gjør en innsats for å gjøre seg kjent med den digitale plattformen som skal benyttes til møte. Dette innebærer at de i noen tilfeller må bruke tid på å lese instruksjoner og veiledere, eller at de må søke bistand fra andre i husstanden eller lignende. Det er likevel ikke alle som vil klare å sette seg inn i en møteapplikasjon eller annen fjernmøteteknologi som styret velger å benytte. Styret må da finne praktiske løsninger for å unngå at noen faller utenfor når avgjørelser skal tas i digitale møter. Departementet antar at en oppfordring om å bruke fullmakt kan være et forsvarlig alternativ i noen tilfeller.»
Flere digitale møtetjenester som Microsoft Teams i kombinasjon med stemmeaplikasjoner som GoPlenum er allerede tatt i bruk. Appene legger til rette for sikker identifikasjon av deltagere, distribusjon av saksdokumenter, muligheten for å komme med forslag, og å ta ordet og avgi stemme. Tilgangen til digitale verktøy er økende og nye apper er i stadig utvikling.
Endringen betyr ikke at digitale møter nå blir hovedregel
At man nå velger å åpne opp for digitale årsmøter betyr ikke samtidig at man skal gå bort i fra å avholde fysiske møter. Med støtte i lovforarbeidene kan ikke lovendringen forstås slik at digitale møter nå er hovedregelen. Ikke alle saker egner seg like godt i det digitale formatet:
«Noen saker vil etter sin karakter kunne være uforsvarlig å behandle i en møteapplikasjon. Dette kan for eksempel være kompliserte saker, som forutsetter muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», vil digital møtegjennomføring antagelig oftest være forsvarlig. Et annet moment kan være om mange andelseiere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.»
Skal årsmøtet/generalforsamlingen ta stilling til saker av særlig viktighet for flere eiere, eller vedta større kostnadsbelastende tiltak som for eksempel større ombygginger, er dette en type saker som er lite egnet til behandling på den digitale plattformen. Her bør styrene fortsatt kalle inn til fysiske møter.
Endringen betyr at styrene i boligselskapene må sette seg inn i ulike møteapplikasjoner eller annen fjernmøteteknologi. Covid-19 tiden har bidratt til et kunnskapsløft for de fleste, men for mange vil det bli nødvendig å støtte seg til bistand fra sin forretningsfører.
Artikkelen er skrevet av advokat Marianne Frisvold Furuseth og advokat (H) /partner Per P. Hodneland, Bing Hodneland advokatselskap DA.
