Av: Advokat (H)/partner Per P. Hodneland, Bing Hodneland advokatselskap
Det første er adgangen til å avholde møtene elektronisk, i stedet for som ordinære fysiske møter.
Det andre temaet er: Hva skal man gjøre hvis et fysisk årsmøte/generalforsamling tar lenger tid enn møtelokalet er leiet for og man derfor må avslutte før alle saker på agenda er behandlet
De elektroniske møtene fortsetter
De strenge nedstengningsreglene under coronapandemien gjorde det nødvendig med regler om at generalforsamlinger i borettslag og årsmøter i eierseksjonssameier kunne holdes elektronisk. Vi fikk først en midlertidig lov for både borettslag og eierseksjonssameier om forlenget frist for å avholde generalforsamling/årsmøte. Så ble det gitt et unntak fra borettslagslovens og eierseksjonslovens bestemmelser om at slike møter måtte holdes som fysiske møter.
Etter at coronapandemien så ut til å gå mot sin avslutning våren 2021 fant lovgiver imidlertid grunn til å gi permanente regler om adgang til ikke-fysiske møter.
Bestemmelsen i borettslagsloven (§ 7-4 (4) er slik:
Styret avgjer korleis generalforsamlinga skal gjennomførast. Generalforsamlinga skal gjennomførast som fysisk møte dersom minst to andelseigarar som til saman har minst ein tiandedel av røystene, krev det. Styret kan setje ein frist for når eit krav om fysisk møte kan fremjast. Fristen kan tidlegast gå frå andelseigarane har blitt informerte, om kva saker generalforsamlinga skal behandle, og må vere så lang at andelseigarane får rimeleg tid til å vurdere om dei skal fremje krav om fysisk møte. Dersom generalforsamlinga ikkje blir gjennomført som fysisk møte, må styret syte for ei forsvarleg gjennomføring og at det ligg føre system som sikrar at krava til generalforsamling i lova er oppfylte. Systema må sikre at deltakinga og røystinga kan kontrollerast på ein trygg måte, og det må brukast ein trygg metode for å stadfeste identiteten til deltakarene.
Den tilsvarende bestemmelsen i eierseksjonsloven (§ 41, annet ledd) er slik:
Styret beslutter hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Årsmøtet skal gjennomføres som fysisk møte dersom minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra seksjonseierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte. Dersom årsmøtet ikke gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet.
Første setning i begge bestemmelser gir styret rett til å bestemme om møtet skal være fysisk eller elektronisk, mens det er gitt en rett for minst to eiere med minst til sammen 10% av stemmene til å kreve fysisk møte avholdt. Kommer det et slikt krav fra det nødvendige antall, må styret bøye seg for det og gjennomføre et ordinært fysisk møte.
Valg av møteform må vurderes ut fra sakslisten
Generalforsamlingen i et borettslag og årsmøtet i et eierseksjonssameie er boligfellesskapets viktigste møte – formelt og reelt. Jeg har hørt (minst) to begrunnelser for elektroniske møter i år som er svake i forhold til intensjonen med bestemmelsen. Den ene var at «da møtetidspunktet ble fastsatt, trodde vi det fortsatt ville være coronarestriksjoner». Coronarestriksjonene var avviklet lenge før møtetidspunktet, men styret valgte å holde seg til elektronisk møte. En begrunnelse et annet sted var at «Det er så stor uenighet i sameiet om mange saker at vi vil slippe et møte der folk er sinte på hverandre». Nettopp hvor det er vanskelige saker i et borettslag eller et eierseksjonssameie, bør styret være villig til å la argumentene blir hørt i et ordinært møte før en avstemning. Det er dette som er beboerdemokrati i praksis. En vanskelig sak med stort engasjement på begge sider blir ikke mindre vanskelig om mindretallet mener at det ikke ble hørt fordi møtet ble gjennomført digitalt. Et organisert mindretall kan, som nevnt, fremsette krav om fysisk møte, men når generalforsamlingen/årsmøtet varsles av styret/forretningsfører og frist for å kreve fysisk årsmøte gis, har ikke styret noen plikt til å gi beskjed om hvilke saker (uten de obligatoriske: regnskap og valg) som skal behandles.
Føler et mindretall seg «kuppet» vil dette kunne medføre omkamp i form av krav om ekstraordinær generalforsamling/ekstraordinært årsmøte. Et slikt mindretall kan også gå til søksmål på det grunnlag at styret har misligholdt sin generelle plikt til forsvarlig behandling, jfr. kravet om forsvarlig gjennomføring i begge lovbestemmelser. Intet av dette er noen i borettslaget/sameiet tjent med.
Det er utviklet gode verktøy for elektronisk stemmegivning, men et slikt dataprogram gir ikke rom for meningsutveksling og argumentasjon, bare for at selve avstemningen skjer på formelt riktig måte.
Lovgiver har heller ikke tatt inn over seg at ca. 650 000 voksne innbyggere i Norge er uten nett-tilgang/nettforståelse som gjør det mulig for denne gruppen å delta i noe elektronisk møte.
Når årsmøtet/generalforsamlingen tar for lang tid
Kravet om en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen/årsmøtet gjelder både for møtet som helhet og for den enkelte sak på møtet. Er dagsorden lang og «vanskelig» må hver sak behandles forsvarlig. Ønsker mange ordet må i det minste motstridende syn kunne komme frem før ordstyrer setter strek for debatten og går til votering. Det kan heller ikke settes en urimelig kort taletid for hver enkelt som ønsker ordet. Hensynet til forsvarlig behandling må gå foran ønsket om å bli ferdig i rimelig tid (eller før møtelokalets vaktmester kommer og sier at nå må alle ut).
Fortsatt generalforsamling/årsmøte
De resterende ikke-behandlede saker må også generalforsamlings-/årsmøtebehandles. Dette skjer da ved såkalt fortsatt generalforsamling/årsmøte – ikke ved et ekstraordinært møte.
Etter det vi da kan kalle del 1 av generalforsamlingen/årsmøtet skrives det en protokoll fra den gjennomførte delen av møtet. Denne protokollen bør sendes til borettshaverne/seksjonseierne så snart som mulig etter at den er gjennomgått og godkjent av valgt protokollvitne og ordstyreren. Av protokollen skal det fremgå de sakene som ble behandlet på denne del 1. Protokollen bør inneholde et avsluttende punkt der det er listet opp de sakene i innkallingen som ikke ble behandlet i del 1 og som vil bli behandlet i del 2 av generalforsamlingen/årsmøtet, i det fortsatte møtet.
Hvem kan så møte (og avgi stemme) i del 2 av møtet?
Når det er møtetekniske forhold (= «utkastelse» fra møtelokalet før man er ferdige) som har medført at generalforsamlingen/årsmøtet ikke ble avsluttet med alle saker behandlet, blir del 2 juridisk sett det samme møtet – bare med en pause mellom del 1 og del 2. Om et møte hadde kunnet vare lenger, og det hadde kommet en borettshaver/seksjonseier sent på kvelden for å være med fra da, kunne vedkommende ikke bli nektet deltagelse (og stemmerett) under siste del av møtet.
Derfor har alle borettshavere/seksjonseiere rett til å møte under del 2, ikke bare de som deltok noen dager/uker før på del 1. Fullmakter gitt for generalforsamlingen/årsmøtet gjelder også for del 2, dersom ikke fullmaktsgiveren uttrykkelig trekker fullmakten tilbake innen del 2 avholdes. Det blir også et slags konstitueringspunkt på dagsorden for del 2, men det dreier seg i utgangspunktet bare om å få registrert de tilstedeværende. Det er jo ikke sikkert at alle som deltok under del 1 kommer tilbake til del 2.
Den som er valgt som ordstyrer for generalforsamlingen/årsmøtet, skal også fungere i dette vervet på det fortsatte møtet. Det innebærer at styret (som er formell innkaller også av del 2) må avklare det nye møtetidspunktet med den opprinnelig valgte ordstyrer. I og for seg kan en valgt ordstyrer når som helst under et møte fratas ordstyrervervet, om flertallet vil det, men kommer ikke forslag om ny ordstyrer, fungerer den opprinnelig valgte også i det fortsatte møtet, del 2.
Artikkelen er skrevet av advokat (H)/partner Per P. Hodneland, Bing Hodneland advokatselskap DA.
