Ansatte med ferie til overs- hva nå?

Av: Advokatfullmektig Thea Aurora Sæter Langeland, Bing Hodneland advokatselskap

Arbeidsgiver skal sørge for at alle ansatte avvikler ferie. Bakgrunnen for dette er at den ansatte skal gis tid til å koble av og få tilstrekkelig hvile fra jobb. Dersom arbeidsgiver ikke sørger for at de ansatte får ferie, kan virksomheten risikere erstatningsansvar.

Den ansatte har altså rett til å avvikle ferie. Etter ferieloven har arbeidstaker krav på minst 25 virkedager ferie hvert år. Hverdager, inkludert lørdager, regnes i ferielovens forstand som virkedager. Dette innebærer at arbeidstakere har krav på ferie i fire arbeidsuker og én dag. Flere arbeidstakere har gjennom avtalerett til fem arbeidsuker ferie. Arbeidstakere som har fylt 60 år har i tillegg rett på én ekstra ferieuke.

Advokatfullmektig Thea Aurora Sæter Langeland, Bing Hodneland advokatselskap DA Selskapet

Arbeidstaker kan ikke si fra seg retten til ferie gjennom avtale. For arbeidstakere som ikke har oppnådd full feriepengeopptjening for ferieåret kan den ansatte riktignok unntas fra ferieplikten, med mindre bedriften stenges helt eller delvis ved ferieavviklingen.

Hva med ikke avviklet ferie?

Selv om begge parter har plikt til å sørge for at ferie blir tatt ut i løpet av året, kan det av ulike årsaker være at ferien ikke blir avviklet. Dette kan blant annet skyldes sykdom, permisjon, driftsmessige forhold eller at arbeidstaker selv har ønsket å utsette ferien. Hva skjer så med disse feriedagene ved årsslutt?

Arbeidsgiver og arbeidstaker har etter ferieloven mulighet til å skriftlig avtale overføring av inntil to uker ferie(12 virkedager) til neste år. Selv om loven setter en maksimalgrense for overføring, innebærer ikke dette at eventuelt overstigende feriedager strykes eller nulles ut. Alle ikke-avviklede feriedager skal nemlig overføres til neste år selv om antallet overstiger lovens grense. 

Det er ikke adgang til å kompensere ansatte med lønn i stedet for å overføre ferielovens feriedager. Dette for å unngå at arbeidsgivere med høy oppdragsmengde betaler ansatte for å stryke feriedagene, og for å sikre at den ansatte får tilstrekkelig hvile. Arbeidsgivere som overfører mer enn 12 virkedager hvert år, kan risikere erstatningsansvar for både økonomiskog ikke-økonomisk tap.

Den nevnte begrensningen for antall dager som kan overføres gjelder likevel ikke den avtalefestede ferien som overstiger lovens 25 virkedager eller den ekstra ferieuken for arbeidstakere over 60 år. Disse kan enten fritt overføres eller kompenseres gjennom utbetaling av lønn fremfor ferieavvikling. I tillegg gjelder særreguleringer for feriedager som ikke er tatt ut knyttet til permisjon og sykdom.

Kan arbeidsgiver pålegge avvikling av resterende feriedager?

Vel så viktig for både arbeidstaker og arbeidsgiver er når ferien skal avvikles. Arbeidsgiver skal drøfte tidspunktet for ferie i god tid før den ansatte pakker kofferten. Som regel går dette uproblematisk.

Dersom partene likevel ikke kommer til enighet vil det være arbeidsgiver som har det siste ordet og som gjennom styringsretten kan fastsette den enkeltes ferie. Arbeidsgiver står likevel ikke helt fritt, da arbeidstaker har krav på å avvikle tre uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden, 1. juni til 30. september. I tillegg har arbeidstaker krav på å få avviklet restferien (7 virkedager) sammenhengende.

Arbeidsgiver kan altså fastsette tidspunktet for ferie utover hovedferieperioden. Et spørsmål er da om arbeidsgiver fritt kan bestemme at resterende feriedager skal avvikles i roligere perioder, som i forbindelse med jul og nyttår. Svaret på dette er som regel ja, men arbeidsgiver bør informere den ansatte tidsnok dersom arbeidstaker uttrykkelig har bedt om feriefastsetting.

Etter arbeidstakers krav om underretning, skal arbeidsgiver nemlig informere den ansatte om når ferien kan avvikles så tidlig som mulig og senest to måneder før ferien starter. Det er likevel ikke slik at arbeidstaker kan nekte å avvikle ferie dersom arbeidsgiver unnlater å gi slik informasjon. Arbeidsgiver kan imidlertid risikere erstatningsansvar, med mindre brudd på informasjonsplikten skyldes uventede driftsmessige forhold som gjør det vanskelig å overholde fristen eller dersom arbeidstaker selv krever underretning kort tid før ønsket ferie.

Ansatte som er «parate fra hjemmekontor» i jula

For mange bedrifter har hjemmekontor kommet for å bli og ansatte bruker dette jevnlig, også i forbindelse med høytider. Bruk av hjemmekontor eller hyttekontor kan skape flere problemstillinger rundt ferieavvikling. Noen ansatte har kanskje planlagt å være «parate på hjemmekontor» i juleferien, i tilfelle det skulle komme noen hasteoppdrag i en ellers stille periode. Hva skjer dersom den ansatte ikke planlegger å ta ut gjenværende ferie, og samtidig ønsker å være tilgjengelig fra hjemme- eller hyttekontoret?

Økt bruk av hjemmekontor, med flytende grenser mellom jobb og fritid, gjør at spørsmål om ferie, arbeidstid og arbeidsfri aktualiseres. Arbeidstider i arbeidsmiljøloven er definert som den tid arbeidstaker «står til disposisjon for arbeidsgiver». Tilsvarende er arbeidsfri definert som den tid arbeidstaker «ikke står til disposisjon for arbeidsgiver». Dette kan lede til at arbeidstakere som står parate på hjemmekontor i juleferien faller innenfor hva som i lovens forstand må anses som arbeidstid, uavhengig av eventuell oppdragsmengde i perioden. De ansatte vil i et slikt tilfelle ha resterende feriedager i behold, og feriedagene må overføres til neste ferieår.

Det er naturligvis lite økonomisk for en virksomhet å ha ansatte på jobb i stille perioder og dermed måtte overføre feriedager til neste år, da man samtidig risikerer at arbeidstokken tar ferie når arbeidspresset er på sitt høyeste på nyåret. Av denne grunn bør arbeidsgivere ha god oversikt over de ansattes ferieavvikling, og unngå for mange «parate ansatte» i en stille juleferie. Arbeidsgiver må i den forbindelse også ha oversikt over hvorvidt den ansatte faktisk har jobb å gjøre når ferien kommer. Hvis ikke bør ferie pålegges. 

Det er også viktig at bedrifter har klare retningslinjer for bruken av hjemmekontor, og at disse oppfyller kravene i den oppdaterte hjemmekontorforskriften fra 1.juli 2022.

Ha jevnlig oversikt og god dialog

Det er sjeldent hensiktsmessig å ha ansatte med mye restferie ved årsslutt. Har arbeidsgiver en god plan for de ansattes ferieavvikling gjennom hele ferieåret unngår virksomheten oppsamling av feriedager ved årsslutt og sitter igjen med uthvilte og motiverte arbeidstakere på nyåret.

Artikkelen er skrevet av advokatfullmektig Thea Aurora Sæter Langeland, Bing Hodneland advokatselskap DA.