Den nevnte begrensningen for antall dager som kan overføres gjelder likevel ikke den avtalefestede ferien som overstiger lovens 25 virkedager eller den ekstra ferieuken for arbeidstakere over 60 år. Disse kan enten fritt overføres eller kompenseres gjennom utbetaling av lønn fremfor ferieavvikling. I tillegg gjelder særreguleringer for feriedager som ikke er tatt ut knyttet til permisjon og sykdom.
Kan arbeidsgiver pålegge avvikling av resterende feriedager?
Vel så viktig for både arbeidstaker og arbeidsgiver er når ferien skal avvikles. Arbeidsgiver skal drøfte tidspunktet for ferie i god tid før den ansatte pakker kofferten. Som regel går dette uproblematisk.
Dersom partene likevel ikke kommer til enighet vil det være arbeidsgiver som har det siste ordet og som gjennom styringsretten kan fastsette den enkeltes ferie. Arbeidsgiver står likevel ikke helt fritt, da arbeidstaker har krav på å avvikle tre uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden, 1. juni til 30. september. I tillegg har arbeidstaker krav på å få avviklet restferien (7 virkedager) sammenhengende.
Arbeidsgiver kan altså fastsette tidspunktet for ferie utover hovedferieperioden. Et spørsmål er da om arbeidsgiver fritt kan bestemme at resterende feriedager skal avvikles i roligere perioder, som i forbindelse med jul og nyttår. Svaret på dette er som regel ja, men arbeidsgiver bør informere den ansatte tidsnok dersom arbeidstaker uttrykkelig har bedt om feriefastsetting.
Etter arbeidstakers krav om underretning, skal arbeidsgiver nemlig informere den ansatte om når ferien kan avvikles så tidlig som mulig og senest to måneder før ferien starter. Det er likevel ikke slik at arbeidstaker kan nekte å avvikle ferie dersom arbeidsgiver unnlater å gi slik informasjon. Arbeidsgiver kan imidlertid risikere erstatningsansvar, med mindre brudd på informasjonsplikten skyldes uventede driftsmessige forhold som gjør det vanskelig å overholde fristen eller dersom arbeidstaker selv krever underretning kort tid før ønsket ferie.
Ansatte som er «parate fra hjemmekontor» i jula
For mange bedrifter har hjemmekontor kommet for å bli og ansatte bruker dette jevnlig, også i forbindelse med høytider. Bruk av hjemmekontor eller hyttekontor kan skape flere problemstillinger rundt ferieavvikling. Noen ansatte har kanskje planlagt å være «parate på hjemmekontor» i juleferien, i tilfelle det skulle komme noen hasteoppdrag i en ellers stille periode. Hva skjer dersom den ansatte ikke planlegger å ta ut gjenværende ferie, og samtidig ønsker å være tilgjengelig fra hjemme- eller hyttekontoret?
Økt bruk av hjemmekontor, med flytende grenser mellom jobb og fritid, gjør at spørsmål om ferie, arbeidstid og arbeidsfri aktualiseres. Arbeidstider i arbeidsmiljøloven er definert som den tid arbeidstaker «står til disposisjon for arbeidsgiver». Tilsvarende er arbeidsfri definert som den tid arbeidstaker «ikke står til disposisjon for arbeidsgiver». Dette kan lede til at arbeidstakere som står parate på hjemmekontor i juleferien faller innenfor hva som i lovens forstand må anses som arbeidstid, uavhengig av eventuell oppdragsmengde i perioden. De ansatte vil i et slikt tilfelle ha resterende feriedager i behold, og feriedagene må overføres til neste ferieår.
Det er naturligvis lite økonomisk for en virksomhet å ha ansatte på jobb i stille perioder og dermed måtte overføre feriedager til neste år, da man samtidig risikerer at arbeidstokken tar ferie når arbeidspresset er på sitt høyeste på nyåret. Av denne grunn bør arbeidsgivere ha god oversikt over de ansattes ferieavvikling, og unngå for mange «parate ansatte» i en stille juleferie. Arbeidsgiver må i den forbindelse også ha oversikt over hvorvidt den ansatte faktisk har jobb å gjøre når ferien kommer. Hvis ikke bør ferie pålegges.
Det er også viktig at bedrifter har klare retningslinjer for bruken av hjemmekontor, og at disse oppfyller kravene i den oppdaterte hjemmekontorforskriften fra 1.juli 2022.
Ha jevnlig oversikt og god dialog
Det er sjeldent hensiktsmessig å ha ansatte med mye restferie ved årsslutt. Har arbeidsgiver en god plan for de ansattes ferieavvikling gjennom hele ferieåret unngår virksomheten oppsamling av feriedager ved årsslutt og sitter igjen med uthvilte og motiverte arbeidstakere på nyåret.
Artikkelen er skrevet av advokatfullmektig Thea Aurora Sæter Langeland, Bing Hodneland advokatselskap DA.