Kvinnene bak toppsjefene

Du finner dem hos enhver toppsjef med respekt for seg selv. Møt de personlige assistentene som lederne ikke klarer seg uten.

husebaek.jpg
Kultur

- Jeg er en gatekeeper. Jeg passer på hvem som kommer inn, både av saker og personer, forteller Lene Jakobsen (42).Hun representerer en gruppe som stadig færre toppledere synes å klare seg uten: hun er personlig assistent, eller på det som kanskje ikke helt er folkemunne: PA.PAens oppgave er å sørge for at lederen kan gjøre sin jobb på best mulig måte. I Lene Jakobsens tilfelle heter lederen Kirsten Idebøen og er adm.direktør for SpareBank 1 Gruppen.- Lene er uvurderlig. Det hadde ikke vært lett å klare seg uten henne, sier Idebøen der hun sitter omringet av lyseblått i toppetasjen hos Sparebank 1 Oslo. Fargen representerer Nord-Norge. Hver etasje har sin landsdel, sin fargekode.Der Idebøen reiser rundt til de virkelige landsdelene, må Jakobsen ta til takke med de fiktive i det nyinnredede kontorlandskapet.Hun sørger for at sjefen slipper å tenke på de praktiske sidene ved reisen, og fungerer delvis som den betrodde stedfortreder i Idebøens fravær.- Det viktigste i forholdet mellom leder og PA er gjensidig tillit. Denne tilliten gjør at jeg kan ta avgjørelser på vegne av Kirsten, sier Lene Jakobsen.Hun har tidligere jobbet som produktsjef, innkjøpsansvarlig og markedskoordinator før hun bestemte seg for at det hun ville var å jobbe direkte under toppledere. Det gjorde hun først i Schibsted, der hun jobbet for flere i ledergruppen, før hun for knapt to år siden meldte overgang.- Blir man misunnelig på lederen?- Nei, jeg trives godt i denne rolle. Jeg trives i bakgrunnen, sier Jakobsen.I likhet med alle de personlige assistentene vi har snakket med trekker Jakobsen frem det at hun befinner seg i begivenhetenes kjerne som en hovedårsak bak jobbens tiltrekningskraft.Finansavisen har hørt rykter om at det også skal finnes mannlige personlige assistenter, uten å ha fått det bekreftet. Hvorfor finner vi bare kvinner i denne rollen?- Jeg tror det kan være fordi sekretær er et tradisjonelt kvinneyrke og rollen som personlig assistent er en videreutvikling av sekretærrollen, sier Lene Jakobsen.Beinhard prioritering- Som PA har jeg kanskje kommet så langt som jeg kan komme, sier Venche Hansegård (49). Den personlige assistenten for sjefen i Norges nest største bedrift har unektelig et poeng. Men i likhet med alle de PAene Finansavisen har snakket med ser hun ikke på rollen som et springbrett på vei mot høyere stillinger.- Jeg legger opp programmet til Baksaas mer enn et halvt år frem i tid.I tillegg til å organisere Jon Fredrik Baksaas' dag og fungere som sparrepartner, beskrives Venche Hansegård både av seg selv og av medarbeidere som kanalen inn til Baksaas.Det er gjennom henne alle henvendelser går og det er slik hun utøver sin makt: ved de valgene hun tar om hvilke henvendelser som når frem og hvilke som skrotes lik en utdatert mobiltelefon.- Konsernsjefens tid er svært knapp. Jeg må derfor jobbe tett på ham for å kunne prioritere den best mulig. Da får jeg også mye informasjon, noe som er med på å gjøre gjør jobben veldig spennende.- Er all assistanse profesjonell, eller hjelper du også til med mer private gjøremål?Hansegård blir taus i et langt øyeblikk før hun svarer.- Jeg vil kalle all hjelpen profesjonell.Etter et særs korrekt og formelt møte med personlig assistent og informasjonsrådgiver har Hansegård sørget for at Baksaas selv har fem minutter til felles fotografering.Det er da det skjer. Den lille flappen over konsernsjefens dresslomme har forvillet seg inn i selve lommen. Hansegård ser seg nødt til ikke bare å rette opp dresslommene, men også å raskt men omsorgsfullt gå over hele Telenor-sjefens fremtoning: rette litt på jakken, ta mobilen ut av lommen og sjekke at alt sitter som det skal.- Retter du på meg, retter jeg på deg, sier Baksaas med en høy latter.AssistentekspertenEn rekke hodejegerselskaper kan hjelpe deg med å finne den perfekte PA. Det er imidlertid bare Jorunn Fragges rekrutteringsselskap som har spesialisert seg i denne rollen. Selv var hun kanskje blant landets første personlige assistenter. Fra midten av 70-tallet hadde hun diverse sekretærstillinger, og fra 1985 hadde hun offisielt tittelen «personlig assistent».- Det er noe vidt forskjellig fra å være sekretær. De som har disse stillingene er multitaskere. De gjør alt og kan fungere som en slags innenriksminister for toppsjefen.I løpet av 80- og begynnelsen av 90-tallet var det stadig flere toppsjefer som skulle ha sin egen innenriksminister. I 1996 startet Fragge derfor sitt eget hodejegerfirma for å hjelpe dem.- Jeg fant et veldig stort marked. I de fleste større selskaper jeg kjenner til har i hvert fall toppsjefen og finansdirektøren en PA. Andre direktører kan også ha behov for en assistent.Siden har hun utvidet virksomheten til også å gjelde kursing av personlige assistenter.- Det har vært en veldig spennende utvikling å være med på. Rollen har utviklet seg fra en passiv mottaker til en aktiv deltager.Snart jubileumNår vi litt forsinket ringer på hos Christian Ringnes og Eiendomsspar står snittene klare, og den skulpturglade investoren stråler om kapp med kunsten på veggene. Han får knapt rost sin trofaste assistent høyt nok opp i skyene.- Når det gjelder produktivitet er det en ufattelig forskjell på mennesker. Jeg har møtt mange sekretærer, og ingen er så effektive som Rita.Da personlig assistent skulle anskaffes tidlig på 1990-tallet ble tre kandidater kalt inn til intervju. Ved siden av intelligenstesten fikk de i oppgave å fortelle en historie og å renskrive et notat eiendomsinvestoren hadde skriblet ned på fransk.Ingen av de tre kunne språket. En løp ut, en brast i gråt og Rita Husebæk (45) gjorde så godt hun kunne.Det var mer enn godt nok.- Jeg har vært her i 19 år og det har vært helt fantastisk, sier hun.Selv om 20-årsjubileet først er til neste år, bærer hun allerede en Patek Philippe på håndleddet.- Rita tjener godt, men dèt er en bedre deal for Eiendomsspar enn for henne, sier sjefen.Onde tunger hevder at personlige assistenter kun er kaffekokere. Hos Eiendomsspar er det denne dagen derimot sjefen selv som lemper smørbrød og heller kaffe mens Rita Husebæk noe ubekvem sitter og forsøker å vende seg til å være fokus for oppmerksomheten.I motsetning til de fleste andre personlige assistenter fungerer hun ikke som portvokteren som styrer adgangen til sin sjef. Derimot styrer hun det Ringnes kaller supportapparatet, og har blant annet som oppgave å skrive selskapets årsrapporter.- Hun jobber 320 prosent stilling, minst, sier sjefen.Kjemi og frustrasjonDet myldrer av liv i Entra eiendoms lokaler på toppen av Postgirobygget, og det er kø foran møterommene. Adm. direktør Kyrre Olaf Johansen har Oslo for sine føtter. Mens han går fra utsikten over fjord og skjærgård i den ene enden til indre øst og Groruddalen i den andre rekker han å håndhilse på et anselig antall besøkende.Rett bak følger Pia Bakken (57), slik hun har gjort i åtte år.- Pia er et unikum til å tilrettelegge. Jeg kan dra på reise i tre dager uten å tenke på noe av det praktiske. Jeg kan gå fra jobben på fredag og på mandag får jeg rett i hånden de papirene jeg trenger til møtet på tirsdag, sier Johansen.Før han kom til Entra var Johansen sjef i Mesta, også der med Pia Bakken som skygge og personlig assistent. Det var en jobb hun egentlig ikke ville ha.- Personlig kjemi mellom leder og PA er alfa og omega, sier hun.Slik vanlig er ble hun rekruttert av en hodejeger. Men etter en runde med intervjuer, der hun ikke fikk møte sjefen selv, hadde hun mistet lysten på jobben. Hun fortalte hodejegeren at det ikke var noe vits i å kaste bort tiden på henne, da hun uansett ville trekke sin søknad. Men hodejegeren insisterte på at hun i det minste skulle møte den potensielle sjefen før hun trakk seg.- Det klaffet med en gang. Kjemien satt og jeg tok jobben, som er den morsomste jeg noen gang har hatt. Hvis man, som meg, ikke har ledergenet, finnes det ikke noen annen måte å komme så tett på beslutningsprosessene i et stort selskap.Egentlig skulle hun bli statsviter. Men først ble det et års sekretærskole for på den måten å kunne finansiere universitetsstudiene. Studier ble det aldri noe av. Hun var 22 år da hun fikk sin første sekretærjobb, i motehuset Molstad.Hennes forgjenger gikk da av etter 60 år i samme bedrift.Selv om hun kun ble ett år i denne jobben, arvet hun likevel en viss kontinuitet fra forgjengeren. Evolusjonen gikk sin gang og snart var sekretæren blitt personlig assistent. Det har hun fortsatt med, og det skal hun fortsette med, i hele sitt yrkesliv.Før yrkeslivet er over vil hun ha tilbrakt 45 år der beslutninger tas. Men før en god beslutning kan fattes, er det mye frustrasjon som må overvinnes. Det kan fort gå utover en personlig assistent.- Toppsjefen kan snakke med en PA om ting han ikke diskuterer med noen andre, og han må også ha en ventil. Derfor må en god PA ha evnen til ikke å ta alt personlig. Lederen må få lov til å uttrykke frustrasjon. Heldigvis har jeg bare jobbet for greie sjefer, sier Pia Bakken.

Nyheter
Kultur