Arntzen de Besche avholdt nylig sitt årlige arbeidsrettsseminar i Oslo.Et av temaene på agendaen var personalmapper, og arbeidsgivers forhold til reglene om innhenting og oppbevaring av personopplysninger om ansatte.I forrige uke omtalte vi reglene for innhenting.
Les også: - Kan sjekke jobbsøkere grundigere enn de trorDette må arbeidsgiver lagre
  • arbeidsavtalearbeidsavtale
  • tilrettelegging og oppfølging av sykmeldtetilrettelegging og oppfølging av sykmeldte
  • registrering av personskaderregistrering av personskader
Dette bør arbeidsgiver lagreHar du spørsmål om arbeidsrett, send inn her.Prestasjoner: Viktig å beholde hele veienOpplysninger bør sorteresArtikkelen fortsetter under bildet.sykdomHøy terskel for sletting- Slik sett synder arbeidsgivere myeLes også: Spørsmålene som ikke kan stilles på intervjuet- Slutt på veggmeter med mapperArbeidskonflikter begrenser innsynArtikkelen fortsetter under bildet.Sjekk med tidligere arbeidsgiverNår partene er uenige om en advarselFølg HegnarOnline på Facebook her!
Nå skal vi konsentrere oss om hvordan arbeidsgiver skal håndtere de ansattes personopplysninger i løpet av arbeidsforholdet. Arbeidsgiver er i enkelte lovbestemmelser pålagt å lagre ulik informasjon knyttet til ansettelsesforholdet. Eksempelvis pålegger arbeidsmiljøloven arbeidsgiver å lagre opplysninger om I tillegg til opplysninger arbeidsgiver er pålagt å lagre, gir personopplysningsloven arbeidsgiver adgang til å lagre nødvendige opplysninger, hovedsaklig i kraft av lovens paragraf 8, bokstav a). I tillegg åpner lovens paragraf 9 1. ledd, bokstav f) for å lagre sensitive opplysninger. Ifølge senioradvokat Tonje Urdal Sand og advokat Cecilie Wille Søvik må arbeidsgiver ha et bevisst forhold til hvilke opplysninger tilknyttet de ansatte som er nødvendige å lagre.I utgangspunktet bør arbeidsgiver lagre standardopplysninger ved ansettelse - for eksempel søknad, CV, vitnemål, referanser og kompetansebevis. Det vil også ofte være behov for å lagre opplysninger tilknyttet tilleggsytelser som pensjon og forsikring.I tillegg anbefaler advokatene at arbeidsgiver tar vare på dokumenter som utarbeides i forbindelse med oppfølging av de ansatte underveis i ansettelsesforholdet, som eksempelvis referat fra medarbeidersamtaler, advarsler og opplysninger om tilrettelegging.- Opplysninger arbeidsgiver har lagret, kan bare brukes til det formålet de er lagret for. Og hvor lenge opplysninger kan lagres, avhenger av hva som ligger i personalmappen og hva som er formålet med lagringen, understreket Sand og Wille Søvik.- Hovedvilkåret er at opplysningene bare kan lagres så lenge det er nødvendig, la de til. En medarbeidersamtale vil ofte kunne berøre både forhold knyttet til den ansattes prestasjoner og opplysninger om det psykososiale arbeidsmiljøet, det vil si trivsel og miljø.- Det er vår oppfatning at arbeidsgiver ofte vil ha behov for å lagre denne informasjonen, og at det også er opplysninger som bør lagres for hele ansettelsesperioden, sier advokat Wille Søvik.I kjølvannet av medarbeidersamtaler iverksetter gjerne arbeidsgiver tiltak for å se om den ansattes prestasjoner og/eller trivsel bedres.Her kommer vi inn på hva slags opplysninger arbeidsgiver bør beholde under hele ansettelsesperioden, og hva som bør slettes underveis.- Hovedregelen er at ihvertfall ting som går på, og er knyttet til, arbeidsprestasjoner er viktige å ta vare på så lenge vedkommende er ansatt. Det gjelder også oppfølging av og samtaler rundt prestasjonene, sier senioradvokat Sand til HegnarOnline.Rettspraksis viser at Høyesterett har lagt vekt på dokumentasjon knyttet til den ansattes prestasjoner og advarsler gitt langt tilbake i tid når gyldigheten av en oppsigelse er vurdert.- I tilfelle en tvist skulle oppstå, bør opplysninger av denne karakter derfor beholdes. Oppstår en tvist i forbindelse med avslutningen av ansettelsesforholdet, bør opplysningene beholdes frem til tvisten er avgjort - eller utløpet av søksmålsfrister, legger Sand til. Sand og kollega Wille Søvik anbefaler arbeidsgivere at de prøver å kategorisere de ulike opplysningene.- Det vesentlige er at arbeidsgiver har et bevisst forhold til opplysningene som lagres, og utarbeider gode rutiner for dette. Vi anbefaler alltid arbeidsgivere å etablere rutiner for sletting av informasjon.- Noen opplysninger bør slettes underveis, andre opplysninger bør lagres under hele arbeidsforholdet, mens andre igjen kan lagres til etter arbeidsforholdets opphør, sier Wille Søvik (bildet).Advokatene viser særlig til opplysninger som er knyttet til .- Her gjelder det å skille mellom ulike sykdomstilfeller og hva som er formålet med lagringen. Opplysninger knyttet til kortsiktig sykdom som eksempelvis influensa eller armbrudd vil sjelden ha behov for å bli lagret over lengre tid, sier Sand og Wille Søvik.Men for kroniske sykdommer - for eksempel plager med rygg/nakke - kan det ifølge duoen være nødvendig for arbeidsgiver å ta vare på opplysningene gjennom hele arbeidsforholdet.- I slike tilfeller vil arbeidsgiver som utgangspunkt ha en tilretteleggelsesplikt og et ansvar i forhold til forebyggende tiltak, og det er derfor viktig for arbeidsgiver å ha tatt vare på informasjon og dokumentasjon knyttet til dette, fortsetter advokatene. Advokatene understreker at terskelen for sletting av opplysninger i personalmappen er høy.- Vi mener faktisk at mange av opplysningene som dukker opp i løpet av arbeidsforhold vil kunne være relevante for en arbeidsgiver å ta vare på til senere uansett. Vi anbefaler ikke utstrakt sletting inne i ansattes personalmapper så lenge ansettelseforholdet består.- Dette er rett og slett fordi Høyesterett i flere saker har lagt vekt på ulike typer opplysninger som er gitt, samt dokumentasjon som er utarbeidet i løpet av ansettelsesforholdet - eksempelvis når de har vurdert lovligheten av en oppsigelse eller arbeidsgivers adgang til å endre pensjonsordninger, sier Wille Søvik.Hun peker videre på at Høyesterett i flere saker har lagt vekt på informasjon og opplysninger som er gitt langt tilbake i tid.- Da det er vanskelig for arbeidsgiver å forutse og vite på forhånd hva slags informasjon som vil kunne være relevant hvis en tvist skulle oppstå, er det vår oppfatning at det ofte vil være nødvendig for arbeidsgiver å ta vare på en stor del av de opplysninger som oppstår i løpet av et arbeidsforhold, sier advokaten.Finnes det klare regler om hvor lenge arbeidsgiver kan ta vare på opplysninger?- Personopplysningsloven oppstiller en veldig skjønnsmessig bestemmelse, så dette er egentlig opp til arbeidsgiver. Utgangspunktet etter loven er at arbeidsgiver kan ta vare på opplysninger så lenge det er nødvendig å behandle dem ut fra behovet og formålet som er fastsatt, sier advokat Wille Søvik.Syndes det mye blant arbeidsgivere på behandling av personalmapper?- Mitt inntrykk er iallfall at veldig mange rett og slett ikke har et bevisst forhold til dette. Svært få har laget instrukser internt for hvordan personalmappene skal være, herunder vurderinger om hva som slettes og hva som lagres.- Så sånn sett kan du si at det syndes mye, sier senioradvokat Sand til HegnarOnline. Advokat Wille Søvik peker samtidig på at bevisstgjøringen på området har vært økende i løpet av de siste årene.- Vi får stadig flere henvendelser innen personalmapper, og knyttet til nettopp håndtering av personopplysninger. Dette skjer særlig i forbindelse med at veldig mange virksomheter er i en overgang til det papirløse samfunn.- Nå sitter du ikke lenger på kontoret, og det er ikke lenger slik at personalsjefen har veggmeter med mapper på hver enkelt ansatt. Alt ligger elektronisk tilgjengelig, og dette gjør at mange arbeidsgivere etterhvert begynner å stille spørsmål ved hvordan de håndterer personopplysninger, og om de gjør det riktig, forklarer hun.Så arbeidsgivernes rutiner er altså i ferd med å bedres?- Ja. Samtidig tror jeg mange blir oppmerksomme på personvern først når opplysninger lagres elektronisk. Men personopplysningslovens bestemmelser gjelder også den fysiske mappen, da opplysninger knyttet til den enkelte ansatte lagret i slike mapper også er personopplysninger i lovens forstand.- Men jeg tror mange forbinder personvern først og fremst med elektronisk lagret informasjon, sier senioradvokat Sand.- Med dette kommer bevisstheten rundt tilgangskontroll, sporing og hacking også, skyter Wille Søvik inn.En arbeidstager har i utgangspunktet innsynsrett i sin mappe. Kan dere si litt om unntakene?- Utgangspunktet etter personopplysningsloven er innsynsrett i alle opplysninger arbeidsgiver behandler om deg. Da kan du sende en skriftlig henvendelse til arbeidsgiver og be om en kopi av hele mappen din. Det finnes visse unntak knyttet til innsynsretten, og noen av disse kan være i forhold til interne saksforberedelser, sier Wille Søvik.- Er du i en arbeidskonflikt, kanskje en varslersak, vil arbeidsgiver kunne si at "vi midlertidig unntar deler av mappen din for innsyn", med bakgrunn i den interne saksforberedelsen. Dette kan også være av hensyn til andre ansatte som omtales i samme mappe, føyer hun til.Hva må til for at en arbeidstager kan kreve sletting av opplysninger i personalmappen?- Der er vi tilbake til den vurderingen at arbeidsgiver skal slette opplysninger som ikke lenger er nødvendige å lagre, sier senioradvokat Sand.- Det vi anbefaler i tilfeller hvor vi representerer arbeidstager, er at vedkommende retter en henvendelse til arbeidsgiver og ber om å få se hvilke opplysninger som er lagret om seg, forklarer advokat Wille Søvik.Når en får oversikt over dette, kan en ifølge Wille Søvik vurdere om arbeidsgiver har grunnlag for fortsatt å lagre alle opplysningene.- Etter at du har sluttet et sted, bør du derfor først be om innsyn for å se hvilke opplysninger som er lagret, og da enten si at dette ikke lenger er nødvendig å lagre, eller spørre om hvilke grunner tidligere arbeidsgiver har for å lagre disse opplysningene om deg, fortsetter hun. Ikke sjelden vil arbeidstager vil ha en merknad eller en advarsel slettet, fordi vedkommende er uenig i de faktiske forhold eller arbeidsgivers beskrivelse av situasjonen. Arbeidsgiver har ofte i en slik situasjon en annen virkelighetsoppfatning, og ønsker å beholde merknaden eller advarselen.- Arbeidstager har i en slik situasjon ikke nødvendigvis rett til å få merknaden eller advarselen slettet, men en god løsning kan gjerne være at arbeidstager får gi sin kommentar eller fremstilling av saken, og at dette lagres på saken sammen med advarselen eller merknaden.- På den måten har arbeidstager fått ivaretatt sine interesser uten at opplysningene er slettet, forklarer senioradvokat Sand.Mange arbeidsgivere opplever også at arbeidstagere ikke ønsker å signere på en advarsel, fordi de mener det er å akseptere den. Å legge begge parters versjon av en historie i personalmappen, vil ifølge Wille Søvik kunne løse også denne situasjonen.- En signatur fra arbeidstager trenger ikke å bety at en aksepterer advarselen, men kun at en bekrefter at advarselen er mottatt. Dette fremkommer klart dersom den ansatte har fått anledning til å gi sin versjon av saken, og denne er lagret sammen med advarselen i personalmappen, avslutter Wille Søvik overfor HegnarOnline.