Sameiermøte og generalforsamling i borettslag – en utfordring for styret

Det er igjen høysesong for innkalling til årsmøter i sameier og generalforsamling i borettslag. For mange styrer er oppfyllelse av lovkrav og formulering av forslag til vedtak en betydelig utfordring.

Politikk

Artikkel av:  advokat/partner Paal Haugaard, Bing Hodneland advokatselskapi Bing Hodneland advokatselskap DA.Hvor finnes regleneEierseksjonsloven kapittel VI inneholder reglene om sameiermøte. Samme lovs § 34 regulerer innkalling til sameiermøte. For borettslagenes vedkommende finnes bestemmelsene om generalforsmalingen i borettsloven kapittel 7 og reglene om innkalling til generalforsamling i kapittel 7 III, nærmere bestemt brl. § 7-6 og § 7-7.Hvem innkaller og med hvilken fristDet er styret som innkaller til sameiermøte og generalforsamling.  Ansvaret for at innkallingen blir sendt ligger særlig på styrelederen.Fristen for å sende innkalling er minst 8 og høyst 20 dager før møtets avholdelse. Dersom fristen for innkalling ikke overholdes, antas det i juridisk teori at vedtak i sameiermøte/generalforsamling blir ugyldig dersom noen sameier/andelseier påberoper seg feilen.Ekstraordinært sameiermøte/generalforsamling kan om nødvendig innkalles med så kort varsel som minst 3 dager. Denne korte fristen kan bare anvendes dersom det er nødvendig. Det skal mye til for at det ansees «nødvendig» å innkalle med kortere frist enn 8 dager.SkriftlighetHovedregelen er at innkallingen skal skje skriftlig. Det er imidlertid adgang til å fastsette i vedtektene at innkallingen kan skje på annen måte. Sameiere/ andelseiere som ikke bor i sameiet/borettslaget, men har annen adresse, skal i alle tilfeller har skriftlig innkalling.Dersom sameiet/borettslaget har vedtektsbestemmelse om at innkallingen skal skje på annen måte, skal denne måten være beskrevet i vedtektene, og styret må henholde seg til dette. Vedtekten må for å være gyldig sikre at sameierne/andelseierne enkelt kan motta informasjonen. I henhold til gjeldende rettsoppfatning kan innkallingen bare sendes på e-post såfremt sameierne/andelseierne har gitt sin tilslutning til dette.Innkallingens innholdInnkallingen må inneholde opplysninger om tid og sted for avholdelsen av sameiermøtet/generalforsamlingen.For øvrig må innkallingen angi de saker som skal behandles.I saker som krever 2/3 flertall for at vedtaket skal være gyldig, må hovedinnholdet i forslaget være angitt. Det er ikke nødvendig å formulere forslag til vedtak i innkallingen eller i bilag. Likevel anbefaler jeg at styret formulerer forslag til vedtak, og at det innkomne forslag følger innkallingen som bilag – i den utstrekning det er praktisk mulig.Det er heller intet krav om at styret skriver en innstilling i tilknytning til de enkelte forslag.Det anbefales at styret i innkallingen inntar opplysning om hvorvidt et vedtak krever 2/3 flertall for å være gyldig og om vedtaket krever tilslutning fra de respektive seksjonseiere/andelseiere.Gode grunner taler også for at styret kommenterer spørsmål om habilitet i innkallingen. Dette er imidlertid intet krav.Må alle forslag tas med?Ett tilbakevendende tema er spørsmålet om styret må medta et hvert innkommet forslag, eller om styret kan utøve en form for sensur. Så vel eierseksjonsloven som borettsloven er klar på dette punkt. De sakene som en sameier/andelseier har fremmet forslag om at skal tas opp på generalforsamlingen skal medtas i innkallingen så fremt styret har mottatt forslaget før utløpet av fristen i styrets skriftlige forhåndsvarsel om sameiermøte/generalforsamling og frist for fremme av saker. Denne regel er absolutt, og gjelder uten hensyn til styrets oppfatning av forslaget som sådan.I den utstrekning styret finner forslaget usaklig eller på annen måte upassende, kan det være en god regel å innta forslaget så kort som mulig i innkallingen, og for øvrig vise til et bilag der sameieren/andelseierens forslag er kopiert. Under avholdelsen av sameiermøtet/generalforsamlingen kan så styret overlate til sameieren/andelseieren å redegjøre for forslaget.Hva med posten «eventuelt»?Det følger av eierseksjonsloven § 35 og borettsloven § 7-8 at sameiermøtet/generalforsamlingen ikke kan fatte vedtak i andre saker enn de som er uttrykkelig nevnt i innkallingen.Svært ofte finner man likevel posten «eventuelt» i innkallingen. Etter min oppfatning er det en god leveregel å medta denne posten. Selv om sameiermøtet/generalforsamlingen ikke kan fatte vedtak, kan forslag som kommer opp under «eventuelt» legge viktige føringer for styrets videre arbeid. Dessuten er det slik at styret har kompetanse til å fatte vedtak i alle saker som sameiermøtet/generalforsamlingen kan fatte med vanlig flertall. Erfaringsmessig vil derfor mange av de forslagene som kommer opp under «eventuelt» være egnet for vedtak i styremøte senere. Jeg mener derfor at dersom man utelater denne posten på innkallingen, så vil dette kunne være til hinder for en god dialog mellom sameierne/andelseierne og styret.Hva gjør man dersom styret ikke innkaller?Dersom styret unnlater å innkalle til ordinært sameiermøte/generalforsamling eller lovlig krevet sameiermøte/generalforsamling, kan enhver sameier/andelseier, styremedlem eller forretningsfører henvende seg til tingretten og kreve at tingretten på sameiet/lagets kostnad kaller inn. For borettslag gjelder også denne retten for revisor.Artikkelen er skrevet av advokat/partner Paal Haugaard, Bing Hodneland advokatselskap DA. 

Nyheter
Næringseiendom