Selv mindre feil i fakturahåndtering kan forårsake store økonomiske tap for norske bedrifter. Det viser en rapport fra datamining og automatiseringsselskapet Qvalia.
Selskapet har analysert 25,8 millioner innkjøpsfakturaer i Norden, hvor det kommer det frem at 0,53 prosent av alle fakturaer håndteres på feil måte.
Det til tross for at det brukes mye tid, penger og selskapene har egne team til å korrigere feilene.
Taper millioner
Henri Taipale, gründer og daglig leder i Qvalia, sier feilprosenten i utgangspunktet er langt større, og at rapporten forsøker å belyse feilprosenten og kostnadene med feilene som går gjennom og aldri oppdages.
I snitt koster feilene norske bedrifter 6,78 norske kroner pr. håndterte faktura, tilsvarende 2,1 millioner kroner i året som følge av feilene, ifølge selskapet.
– Du kan ha manuelle prosesser og folk til feilhåndtering, og likevel ser man at feilene fortsatt går gjennom, sier Taipale og legger til:
– Denne valideringen burde kort og godt ikke håndteres av mennesker. Det er regelbaserte funksjoner som burde baseres på godt strukturert data, og menneskelig arbeid bør helst fjernes fullstendig.
Taipale mener at blant hovedårsakene til at denne typen feil skjer handler om hvor langt selskaper er kommet med digitaliseringen.
– Jeg vil komme med en dristig påstand om at ingen er ordentlig digitalisert, sier Taipale og forklarer:
– Vi er inne i et paradigmeskifte der vi beveger oss bort fra manuelle systemer til de digitale, mens det vi har gjort er å designe systemene våre for analoge prosesser.
Konsekvensen av dette er at man ifølge Taipale ender med en hybridløsning.
Data over prosess
Han mener selskaper i stedet for å legge vekt på prosesser, må konsentrere seg om godt strukturert kvalitetsdata, og at dette innebærer store endringer.
– Hvis man ønsker å være mer proaktiv må man akseptere at man må ta full kontroll på dataene. Det er en veldig vanskelig oppgave, men det er sånn man får til reell disrupsjon sier Taipale og legger til:
– Jo mer digitalisert vi blir, desto viktigere blir standardisering. Når du når standardisert data, vil det bli mye enklere.
En av grunnene til at det er utfordrende å gjennomføre full digitalisering er at selskaper i dag er inndelt i siloer – fra topp til bunn – og at mange selskaper er strukturert på en måte som hindrer større endringer.
– Det innebærer blant annet å fjerne menneskelige elementer. Det folk i dag gjør må kodes inn i systemer, sier Taipale.
