Å huske å be om kvitteringer, finne dem igjen, tyde den halvt utviskede skriften, levere den, og så få den i retur fra regnskapsavdelingen på grunn av feil utfylling, er noe de færreste av oss ønsker å bruke mer tid på enn nødvendig.
Eurocard som var tidlig ute med å utvikle digitale kvitteringer, melder at tjenesten er bygd ut med en enda tettere automatisering av prosessen.
Leverandører av forretningssystemer (ERP) kan nå tilby integrasjon mot Eurocard, der kvitteringer automatisk registreres og overføres til bedriftens reiseregningssystem, uten at den ansatte trenger å løfte en finger.
Frustrasjonselement
Ifølge en svensk forskningsrapport fra KTH hvor man har kartlagt 162 virksomheter, går det med mellom 8 og 55 minutter minutter av bedriftens tid på å håndtere et enkelt bilag på tradisjonell måte. Forskjellen på de raskeste og de tregeste, er hovedsakelig i hvilken grad de hadde automatisert prosessen.
Bedriftene håndterte i snitt 18 839 krav per år, noe som for «manuelle» bedrifter kan bety en tidsbruk på over 15.000 manuelle arbeidstimer.
– Mange bedrifter bruker enormt mye tid på prosessen med refusjon av utgifter. Dette er verdifull tid som de heller kunne brukt på å skape resultater, sier Øystein Nordhagen i ERP-aktøren Unit4.
Undersøkelsen viste også at norske bedrifter bruker lenger tid på utleggshåndteringen enn de svenske og danske.
– Norske virksomheter må også klare å tette dette tidssluket hvis de skal holde seg konkurransedyktige. Et smartere og mer moderne system fører som regel også til mindre frustrasjon og irritasjon hos de ansatte. Det er ofte en motivasjonfaktor i seg selv, sier Nordhagen.
