Et drøyt år er gått siden Studentsamskipnaden i Molde tok den etterlengtede avgjørelsen i slutten av november 2022 om å bytte både eiendomsforvaltningssystem og regnskapssystem til Hybel Premium + PowerOffice. Dermed skulle blant annet over 400 leieforhold flyttes og forvaltes på en ny plattform – og det fra 1. januar, bare halvannen måned senere.
Daglig leder i Hybel, Christian Rasmussen, forteller at selskapet i dag er etablert som markedets største SaaS-plattform for eiendomsselskaper med boliger som en stor del av sin portefølje. Bare i 2023 økte Hybel antallet leieforhold under forvaltning med rundt 60 prosent og rundet 33 000 leieforhold ved årsslutt. I dag bruker over 1 500 eiendomsselskaper Hybel som sin forvaltningsplattform.
– Kundetilfredsheten er skyhøy, noe vi både jobber hardt for, men også er svært stolte av. Det alene forklarer veksten i antallet kunder, avslutter Rasmussen.
– Allerede tidlig i desember var både leieobjekter og leietakerporteføljen importert til Samskipnadens nye plattform, Hybel Premium, forteller boligkonsulent Helene Gjerde.
Gjerde fortsetter:
– Informasjon til leietakere og velkomstmeldinger ble generert og både vi som ansatte i samskipnaden og våre mange kunder kunne umiddelbart forholde seg til en mye mer automatisert, brukervennlig og intuitiv plattform.
At overgangen til Hybel Premium + PowerOffice har vært en svært positiv opplevelse for samskipnaden, kan leder for økonomi og administrasjon Therese Hammerø Evensen bekrefte. Sammen med Gjerde, som har ansvar for kundeoppfølging og kontraktsforvaltning, fremhever hun spesielt:
- Rask og effektiv overgang: Det var positivt å oppleve at overgangen fra det tidligere systemet til Hybel Premium + PowerOffice var rask, effektiv og uten større problemer. Dette bidro til å minimere avbrudd i arbeidsflyten og sikret en jevn overgang.
- Brukervennlige og intuitive systemer: At systemene er brukervennlige og intuitive var viktig for en enkel implementering og effektiv bruk. Dette gjorde også at ansatte kunne komme raskt i gang med arbeidet uten betydelig opplæring.
- Integrasjon mellom Hybel og PowerOffice: Bruken av integrasjonen mellom Hybel og PowerOffice for å lette arbeidet for regnskapsfører og eiendomsansvarlig er et viktig skritt mot automatisering og effektivisering. Dette bidrar til å redusere manuell innsats og øke nøyaktigheten i regnskapsprosessen.
- Forbedret økonomisk oversikt og pålitelighet: Den automatiserte rapporteringen fra Hybel Premium til PowerOffice og kryssingen mot åpne poster i banken gir en forbedret oversikt over økonomiske transaksjoner. Dette har økt påliteligheten i betalingsstatusen til leietakere og betydelig redusert behovet for manuell oppfølging. Sømløs håndtering av internasjonale betalinger og automatisering av purre- og inkassorutiner bidrar også til bedre resultater.
- Tidsbesparelser og effektivisering: Det er tydelig at overgangen har ført til betydelige tidsbesparelser og effektivisering for Samskipnaden i Molde. Dette frigjør ressurser og har gitt våre ansatte muligheten til å fokusere på andre oppgaver.
- Reduserte kostnader: Hybel Premium er prisledende i dette markedet, og vi kuttet umiddelbart våre systemkostnader. Med det høye nivået på tidsbesparelser og automatisering vil organisasjonen forvente ytterligere reduserte kostnader over tid.
- Forutsigbarhet og pålitelighet: En annen positiv faktor er forutsigbarheten som kommer med systemer som fungerer som forventet hver dag. Dette gir trygghet og tillit til at arbeidsoppgavene blir utført på en pålitelig måte.
- Enkelt for kunder og ansatte: Våre kunder kan enkelt logge seg på Min side via mobilen. Her kan de både sende oss meldinger og vedlikeholdsmeldinger. Det gjør det enkelt også for oss å gi god service og oppfølging. Alle medarbeidere har tilgang til dialoger, notater og historikk. Opprettelse og signering av inn- og utflyttingsprotokoller gjøres enkelt via mobilen det også.
– Vi kan trygt anbefale også andre større eiendomsaktører å bli kjent med Hybel-plattformen, understreker Therese Hammerø Evensen.
Fakta om Hybel AS
- Selskapet ble etablert i 2011
- Opprinnelig kjent for markedsplassen hybel.no
- Omsetter ~140 000 annonser årlig
- Etablerte forvaltningsplattformen Hybel Premium i 2018
- >34 000 leieforhold under forvaltning
- En del av Visma siden februar 2022
